Darba plūsmu automatizācija ar Power Platform: praktiski ieguvumi

Kā dinamiskā vidē panākt darba procesu automatizāciju?

Uzņēmuma vadītāji šobrīd dzīvo starp divām pasaulēm. No vienas puses – vēsturiskas, novecojušas sistēmas, Excel dokumenti un virkne manuālu darbību. No otras – vīzija, ka viss reiz darbosies automatizēti, vienotā platformā, “uzspiežot vienu pogu”.

Microsoft Power Platform un darba plūsmu automatizācija ir tieši pa vidu šim scenārijam. Tas ir inovatīvs, praktisks ceļš, kā lielus, sarežģītus procesus pārvērst saprotamās, sakārtotās plūsmās, kuras var lietot ikviens darbinieks. Domājot ilgtspējīgi, šīm plūsmām tiek pieslēgts arī datu analītikas risinājums. Tas ļauj izvērtēt procesus reāllaikā un pieņemt lēmumus, veikt tūlītējas darbības.

Šajā rakstā – ELVA Power Platform risinājumu arhitekta Reiņa Vaivoda un datu analītikas eksperta Dmitrija Pohomova atziņas, strādājot ar Latvijas uzņēmumiem – īstenojot darba plūsmu automatizāciju ar Power Platform.

Foto no LTRK darbnīcas, ko vadīja ELVA Power Platform risinājuma eksperts Reinis Vaivods

Kāpēc darba plūsmu automatizācija kļūst arvien nozīmīgāka uzņēmējdarbībai?

Latvijas un Baltijas uzņēmumos ikdienā redzam vienas un tās pašas problēmas:

• darbinieki uzņēmumam kritisku informāciju uztur un apkopo Excel dokumentos vai tikai e-pastos;
• viena informācija tiek ievadīta vairākās sistēmās;
• ERP (biznesa resursu vadība) risinājumu pārvalda vien daži uzņēmuma darbinieki;
• rodas biežas kļūdas datos un tiek kavēti maksājumi;
• kavētas piegādes rada reālus finanšu zaudējumus.

Darba plūsmu automatizācija palīdz izskaust šīs problēmas:

• samazinot manuālo datu ievadi;
• ieviešot skaidru procesa loģiku un validācijas;
• nodrošinot, ka lēmumi tiek pieņemti, balstoties uz vieniem un tiem pašiem datiem visā uzņēmumā.

Kādi ir galvenie biznesa ieguvumi no darba plūsmu automatizācijas?

Automatizējot darba plūsmas, uzņēmumi iegūst būtiskus biznesa ieguvumus: mazinās cilvēciskās kļūdas, jo datu ievade un procesu loģika tiek standartizēta. Samazinās izmaksas, atslogojot darbiniekus no manuālām darbībām un paātrinot ikdienas operācijas. Pieaug procesu izpildes ātrums, jo informācija pārvietojas automātiski un bez aizķerēm. Risinājumu iespējams mērogot, pieaugot darbinieku vai darījumu skaitam, bez nepieciešamības pēc papildus resursiem. Kopumā būtiski uzlabojas efektivitāte, ļaujot komandām fokusēties uz uzdevumiem ar lielāku pievienoto vērtību.

Kas ir Microsoft Power Platform un kāpēc risinājums ir labs pamats automatizācijai?

ELVA eksperts Reinis Vaivods, kurš ikdienā ievieš Power Platform risinājumus Latvijas uzņēmumos, radot to darbiniekiem vienkārši lietojamas lietotnes un veidojot procesu arhitektūru procesu sakārtošanai, īsi to pamato ar vienu teikumu:

“Power Platform ir rīku komplekts, kas ļauj ātri veidot biznesa lietotnes, automatizēt plūsmas un droši pārvaldīt datus vienā kopējā vidē.”

Šo platformu novērtējuši arī uzņēmumi visā pasaulē – pēc Gartner Power Platform atzīta par lietotņu (aplikāciju) platformu līderi 2025. gadā.

Power Platform galvenie komponenti ir:

1. Power Apps – lietotņu izstrāde iekšējiem biznesa procesiem (mobilās un web lietotnes jeb aplikācijas);
2. Power Automate – darba plūsmu automatizācija (fonā darbojošies scenāriji, integrācijas, dokumentu ģenerēšana u.c.);
3. Power BI – datu analītika un vizualizācijas (par to detalizētāk – tālāk rakstā);
4. Power Pages – portāli klientiem un partneriem;
5. Copilot Studio – mākslīgā intelekta aģenti un sarunu risinājumi;
6. Dataverse, kas apvieno visus iepriekš minētos risinājumus – centralizēta datu bāze, kas kļūst par vienu “patiesības avotu” un droši savienojas ar ERP sistēmām, piemēram:

Power Platform integrējas ar uzņēmuma ERP jeb biznesa resursu pārvaldības risinājumu, kas piemērots maziem un vidējiem uzņēmumiem Dynamics 365 Business Central vai – lieliem uzņēmumiem Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, kā arī dažādām trešo pušu sistēmām.

Power Apps aplikācijas: kā tās strādā reālā biznesā

Power Apps ir tas informācijas slānis, ko redz uzņēmuma darbinieks. Tā vienkārša, saprotama lietotne, kas optimizē ceļu līdz informācijai ERP risinājumā. Viens no biežākajiem scenārijiem – pārdošanas pasūtījumu pārvaldībai izveidota Power Apps aplikācija, kas ir:

• paredzēta lietošanai uz planšetēm;
• integrēta ar Dynamics 365 ERP sistēmu;
• pielāgota dažādām lomām: reģionālie pārstāvji redz tikai “savus” klientus, loģistikas pārstāvji – visus klientus, savukārt administratori – pilnu ainu.

Ar šādu Power Apps aplikāciju klientu attiecību vadītājs vai pārdevējs var:

• atvērt klienta karti un reāllaikā redzēt kredītlimitu, parādus, adreses, līgumus;
• nekavējoties izveidot pārdošanas pasūtījumu;
• redzēt noliktavas atlikumus un noliktavu lokācijas;
• skatīt un labot pasūtījumu vēsturi;
• nepieciešamības gadījumā ģenerēt līgumu vai rēķinu.

Būtiski pieminēt, ka lietotnes dizains automātiski pielāgojas ierīcei (dators, planšete, telefons), un lietotne ir pieejama jebkurai Android vai iOS ierīcei, izmantojot Power Apps mobilo aplikāciju.

Rezultāts vadītājam: procesu izpilde kļūst ātrāka, rodas mazāk kļūdu, nepieciešams organizēt mazāk apmācību un nerodas “bailes” no ERP.

Darba plūsmu automatizācija ar Power Automate

Ja Power Apps ir “seja”, tad Power Automate ir “motors” aizkulisēs. Ar Power Automate ELVA projektos automatizējam:

• darījumu plūsmas ERP sistēmā: pasūtījumu apstrāde, pārsūtīšanas pasūtījumi, ražošanas uzskaite; sinhronizācija starp lokālu serveri un mākoni.
• dokumentu ģenerēšanu: lietotājs Power Apps ievada tikai būtiskos datus, pārējo informāciju plūsma paņem no ERP, automātiski uzģenerējas: pārdošanas līgums, rēķins, cita veida standarta dokuments;
• integrāciju ar trešo pušu sistēmām: noliktavas vai loģistikas sistēmas, dažādi ārējie servisi (API).

Praktiskais ieguvums – viss, kas agrāk bija “copy–paste”, e-pastu “pingpongā” un manuālā dokumentu gatavošanā, pārvēršas par skaidri definētu automatizētu plūsmu.

Procesu automatizācija noliktavā un ražošanā

Biežs ELVA projekts, kas tiek īstenots Latvijas uzņēmumos – noliktavas un ražošanas procesu digitalizācija ar Power Apps un Power Automate, kas balstās uz 3 vaļiem:

1. Produkcijas skenēšana un uzskaite: Power Apps jau ir iebūvēts svītrkodu skeneris, inventarizācija un kustības uzskaite kļūst krietni ātrāka un mazāk kļūdaina.
2. Pārvietošanas pasūtījumi starp noliktavām: mobilā lietotne un automatizēta plūsma ERP sistēmā, reāllaikā redzams, kas kur atrodas un kādā statusā.
3. Ražošanas līniju uzdevumu vadība: risinājuma administrators piešķir uzdevumus ražošanas līniju vadītājiem, savukārt vadītāji var pieteikties uzdevumiem, mainīt statusus, plānot izpildes laiku, un dati parādās centralizētā datu modelī (Dataverse) un tālāk – analītikas risinājumā.

Šie risinājumi bieži sākas ar vienu procesu (piemēram, pasūtījumu vadību), bet laika gaitā, saskatot risinājuma pievienot vērtību uzņēmuma norisēs, paplašinās uz visu noliktavu vai ražošanu.

Automatizācija kopā ar datu analītiku – ideālais scenārijs

Microsoft analītikas risinājumi Power BI un Fabric šajā darba plūsmu procesā ir kā “centrālais smadzeņu slānis” – dati no ERP, interneta veikala, loģistikas un citām sistēmām nonāk vienotā platformā. Power BI no platformas nodrošina pārskatus vadībai, noliktavai, pārdošanai. Būtiski, ka Power Automate plūsmas var “reaģēt” uz analītikas signāliem. Jāpiemin, ka informācija nolasāma datu vizualizācijās, kas ir ērti un parocīgi pat tiem, kuri slikti orientējas tabulās un tradicionālajos datu pārskatos.

Praksē īstenoti Power Platfrom projekti mijiedarbībā ar datu analītiku, kuru autori ir ELVA eksperti:

• Noliktavas atlikumi: Power BI aprēķina, ka konkrētai precei kritiski samazinās atlikums, un Power Automate automātiski nosūta e-pastu vai Teams ziņu. Nākamais solis – automātisks iepirkuma pieprasījums.
• Brīdinājumi par novirzēm: ja KPI krītas zem noteikta sliekšņa, vadītājs saņem personalizētu brīdinājumu – nevis katru dienu skatās 10 un vairāk atskaites, kas ievērojami patērē laiku.

Mākslīgais intelekts un nākotnes darba plūsmas

Nākotnē lietotņu izstrāde, pateicoties mākslīgajam intelektam, iespējama vēl vienkāršāka. Copilot čatā jau tagad ir iespējams norādīt, kāda lietotne ir nepieciešama, piemēram, ražošanas līniju uzdevumu nodošana vadībai. Vairāki MI aģenti to izstrādā cilvēka vietā ievērojami ātrāk un precīzāk. Virziens ir skaidrs: mazāk pogu un logu, vairāk sarunu ar sistēmu, lai automatizētas plūsmas rastos fonā stratēģiskākiem darba uzdevumiem.

Kad mēģināt veidot lietotnes pašiem, kad iesaistīt profesionāļus?

Ir būtiska atšķirība, vai lietotni izmantos desmit vai simtiem cilvēku. Ir jābūt skaidram lietotnes dzīves cikla pārvaldībai (testēšana, versijas, tiesību definēšana), pretējā gadījumā “hobija projekts” var ātri pārvērsties riskā – līdz pat biznesa procesa apstāšanai vai finanšu zaudējumiem kļūdu un nekontrolētu izmaiņu dēļ. Tāpēc ELVA eksperti iesaka vienkāršas, personīgas automatizācijas – veidot pašiem, savukārt komandai un visam uzņēmuma domātās – labāk veidot kopā ar partneri, kas: pārvalda Power Platform, saprot Dynamics 365 un ERP specifiku, palīdz izvēlēties pareizo licencēšanu un arhitektūru.

ELVA pieredze: ko visbiežāk automatizē Latvijas uzņēmumi

Biežākie darba plūsmu automatizācijas scenāriji:

• Pārdošana: pārdošanas pasūtījumu veidošana, labošana, dzēšana, aktuālo klienta datu izgūšana (kredītlimiti, parādi, kavējumi),
  mobilās lietotnes pārdošanas komandai.
• Noliktava un loģistika: skenēšana ar Power Apps iebūvēto skeneri, inventarizācijas procesu atvieglošana, pārvietošanas pasūtījumi starp noliktavām, reāllaika informācija par atlikumiem un lokācijām.
• Ražošana: ražošanas uzskaite, produkcijas skenēšana un marķēšana, ražošanas līniju uzdevumu vadība.
• Dokumentu plūsmas: formu aizpilde Power Apps, datu izgūšana no ERP, līgumu, rēķinu un citu dokumentu automātiska ģenerēšana ar Power Automate.
• Integrācijas: datu plūsma starp lokālām un mākoņa sistēmām, savienojumi ar trešo pušu risinājumiem, datu sinhronizācija ar Power BI un datu noliktavām.

ELVA klients – kravu pārvadājumu uzņēmums RIX Logistics – savā ikdienā izmanto Power BI un Power Apps:  

Ar ko sākt darba plūsmu automatizāciju uzņēmumā?

Ja vēlaties pāriet no idejas pie konkrēta risinājuma, iesakām šādu pieeju:

1. Identificējiet vienu procesu, kas: atkārtojas katru dienu, iesaista vairākas nodaļas, rada izmaksas vai riskus kļūdu dēļ.
2. Uzzīmējiet “kā ir” procesu: kas ko dara, kurā sistēmā, cik ilgi tas aizņem.
3. Definējiet mērķi “kā jābūt”: mazāk logu, mazāk manuālas ievades, mazāk kļūdu, skaidrs statuss.
4. Izveidojiet prototipu Power Platform vidē: bieži pietiek ar 1–2 mēnešu pilotu, lai redzētu reālo efektu.
5. Pakāpeniski mērogojiet: pieslēdziet noliktavu, ražošanu, datu analītiku un automatizētus paziņojumus.

Vai vēlaties sakārtot darba plūsmas vienotā platformā?

Ja šobrīd jūtat, ka:

• procesi kļūst pārāk sarežģīti;
• darbinieki pārāk daudz laika pavada “klikšķinot sistēmās”;
• kļūdas datos sāk maksāt reālu naudu;

Secinājums – ir īstais brīdis paskatīties, ko jūsu uzņēmumā var uzlabot ar darba plūsmu automatizāciju Power Platform vidē.

ELVA Power Platform un datu analītikas komandas var palīdzēt:

• izvērtēt biznesa procesus;
• piedāvāt konkrētus scenārijus (no Power Apps lietotnēm jeb aplikācijām līdz BI);
• izveidot pilotprojektu un pēc tam – mērogojamu risinājumu.

Darba plūsmu automatizācija vairs nav tikai tehnoloģiju projekts, bet stratēģisks ieguldījums uzņēmuma efektivitātē, kvalitātē un konkurētspējā. Sakārtojot procesus vienotā platformā, uzņēmumi iegūst precizitāti, ātrumu un skaidru datu vidi, kurā ikviens var strādāt produktīvāk. Tieši tāpēc arvien vairāk Latvijas uzņēmumu jau šodien izvēlas Power Platform risinājumus, lai rītdienā būtu soli priekšā.

Balstoties uz vebināru, kurā uzstājās risinājumu eksperti Reinis Vaivods un Dmitrijs Pohomovs, rakstu sagatavoja: Liene Auziņa-Jurgeviča, ELVA komunikācijas stratēģe un satura vadītāja