1. Ievads
1.1. Sabiedrība ar ierobežotu atbildību “Elva Baltic”, reģ.Nr. 40003687406, (turpmāk – “Elva”) nodarbojas ar biznesa IT sistēmu ieviešanu, apkalpošanu, licenču pārdošanu, datu glabāšanas (hostinga) pakalpojumu sniegšanu, sistēmu lietotāju un interesentu apmācību, biznesa semināru organizēšanu un vadīšanu (turpmāk – “Pakalpojumi”), kā arī savas saimnieciskās darbības ietvaros organizē publiskus vai privātus pasākumus, tostarp klientu un sadarbības partneru pasākumus, konferences, (turpmāk – “Pasākumi”).
1.2. Elva ir izstrādājusi šo privātuma atrunu (turpmāk – “privātuma politika”), lai informētu par Elva īstenoto datu aizsardzības praksi Pakalpojumu sniegšanā, Pasākumu organizēšanā un interneta mājas lapas www.elva.lv (turpmāk – “Mājas lapa”) uzturēšanā.
1.3. Šī privātuma politika ir saistoša Elva un fiziskām personām, kuru datus Elva apstrādā, tajā skaitā :
– iespējamiem Pakalpojumu saņēmējiem, kas iesniedz datus Izpildītajam Pakalpojumu saņemšanas nolūkos,
– personām, kas saņem Pakalpojumus,
– personām, kas apmeklē Mājas lapu,
– personām, kas piedalās vai apmeklē Pasākumus.
1.4. Papildus šīs privātuma politikas noteikumiem Elva un Pakalpojumu saņēmējam ir saistoši datu apstrādes noteikumi, kas noteikti līgumos par Pakalpojumu sniegšanu un vienošanās par personas datu apstrādi, ja tādas ir noslēgtas. Ja rodas pretruna starp šo privātuma politiku un līgumu par Pakalpojumu sniegšanu, un/vai vienošanos par personas datu apstrādi, spēkā ir datu subjektam labvēlīgākie noteikumi. Par pretrunu nav uzskatāmi papildinājumi un precizējumi, kas nav pretrunā ar šīs privātuma politikas 2.1.punktā norādītajiem normatīvajiem aktiem.
1.5. Iespējamam Pakalpojumu saņēmējam un Pakalpojumu saņēmējam ir pienākums saņemt savu pārstāvju piekrišanu to personas datu nodošanai Elva, informēt savus pārstāvjus par to personas datu nodošanu Elva un šīs privātuma politikas noteikumiem, ja tas iesniedz Elva to personas datus.
1.6. Elva ir tiesīga grozīt privātuma politikas noteikumus ar nosacījumu, ka tiek ievēroti privātuma politikas 2.1. punktā minētie normatīvie akti. Elva publicē spēkā esošo privātuma politikas redakciju Mājas lapā.
2. Personas datu apstrādes vispārīgie noteikumi
2.1. Elva apstrādā un aizsargā personas datus saskaņā ar Latvijas Republikā spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, tajā skaitā 2016.gada 27.aprīļa Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).
2.2. Šajā privātuma politikā ir iekļauti galvenie personas datu apstrādes un aizsardzības noteikumi, papildus tiem Elva nosaka un īsteno arī citus personas datu apstrādes un aizsardzības noteikumus, kas nav pretrunā ar šo privātuma politiku un atbilst 2.1. punktā noteiktajiem normatīvajiem aktiem.
2.3. Elva apliecina, ka tā ir veikusi nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu personas datu aizsardzību un iespējami nepieļautu nokļūšanu trešo personu rīcībā. Elva regulāri kontrolē un uzlabo datu aizsardzības procesus.
2.4. Personas dati, ko apstrādā un aizsargā saskaņā ar šo privātuma politiku, ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu. Personas, kuru datus Elva apstrādā, tālāk šīs privātuma politikas tekstā var tikt sauktas arī par “datu subjektiem”.
2.5. Personas datu apstrāde šīs privātuma politikas izpratnē ir jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana.
2.6. Datu subjektam ir tiesības pieprasīt Elva piekļuvi datu subjekta personas datiem un to labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz datu subjektu, vai tiesības iebilst pret apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību.
2.7. Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par Elva pārkāpumiem personas datu apstrādē un aizsardzībā uzraudzības iestādei: Latvijas Republikas Datu valsts inspekcijai (www.dvi.gov.lv) Elijas ielā 17, Rīgā, LV-1050.
3. Personas datu iegūšana, apstrādes nolūki un apstrādes juridiskais pamats
3.1. Elva saņem personas datus dažādos veidos, tajā skaitā:
3.1.1. iespējamais Pakalpojumu saņēmējs iesniedz Elva datus, lai noslēgtu līgumu ar Elva par Pakalpojumu sniegšanu, un Elva apstrādā datus līguma par Pakalpojumu sniegšanu sagatavošanai, noslēgšanai un izpildei, kā arī citiem šajā privātuma politikā un līguma par Pakalpojumu sniegšanu noteiktajiem nolūkiem;
3.1.2. Pakalpojumu sniegšanas un Pasākumu norises laikā, tajā skaitā veicot fotografēšanu un videoierakstus;
3.1.3. no publiski pieejamiem reģistriem;
3.1.4. izmantojot sīkdatnes (angļu val.: “cookies”) Mājas lapā, par to brīdinot Mājas lapā. Precīzāki noteikumi, kas attiecas uz minēto datu apstrādi norādīti šīs privātuma politikas 6.nodaļā.
3.2. Elva veic iespējamo Pakalpojumu saņēmēju un Pakalpojumu saņēmēju datu apstrādi šādos nolūkos:
3.2.1. sniegt konsultācijas, sagatavot Pakalpojumu piedāvājumus un noslēgt līgumu par Pakalpojumu sniegšanu;
3.2.2. līguma par Pakalpojumu sniegšanu izpildei, saziņai ar Pakalpojumu saņēmēju, paziņošanai par Pakalpojumu izmaiņām, tehniskas informācijas sniegšanai, paziņošanai par programmatūras atjauninājumiem, drošības, atbalsta un citu ziņojumu iesniegšanai;
3.2.3. paziņošanai par citu Elva pakalpojumu piedāvājumiem. Šādā gadījumā personas datu apstrādes juridiskais pamats ir Pakalpojuma saņēmēja piekrišana, kas uzskatāma par izteiktu, noslēdzot līgumu par Pakalpojumu sniegšanu;
3.2.4. Pakalpojumu kvalitātes kontrolei un klientu apmierinātības noteikšanai, lūdzot Pakalpojumu saņēmējam piedalīties aptaujās par Elva pakalpojumu kvalitāti un saņemot aptauju rezultātus. Klientu apkalpošanas kvalitātes kontroles un Pakalpojumu kvalitātes uzlabošanas mērķiem var tikt ierakstītas un saglabātas telefona sarunas ar klientu apkalpošanas centra pārstāvjiem;
3.2.5. Pakalpojumu piedāvājumu sagatavošanai, Elva reklamēšanai un trešo personu informēšanai par Pakalpojumiem, izmantojot fotouzņēmumus un videoierakstus, kas iegūti Pakalpojumu sniegšanas un Pasākumu norises laikā;
3.2.6. apsveikumu nosūtīšanai Pakalpojumu saņēmējam valsts svētkos un Pakalpojumu saņēmēja un tā pārstāvju sveikšanai viņu dzimšanas un vārda dienās. Šādā gadījumā personas datu apstrādes juridiskais pamats ir Pakalpojumu saņēmēja piekrišana, kas uzskatāma par izteiktu, noslēdzot līgumu par Pakalpojumu sniegšanu
3.2.7. Nolūkā izpildīt uz Elva attiecināmus normatīvajos aktos noteiktus pienākumus.
3.3. Ja iespējamais Pakalpojumu saņēmējs iesniedzis personas datus šīs privātuma politikas 3.1.1.punktā norādīto nolūku īstenošanai, tas līdz līguma par Pakalpojumu sniegšanu noslēgšanai ir tiesīgs atsaukt piekrišanu personas datu apstrādei un atteikties no līguma par Pakalpojumu sniegšanu noslēgšanas. Līdzvērtīgi noteikumi attiecināmi uz datiem, kas iesniegti dalībai Pasākumos.
4. Datu saņēmēju kategorijas
4.1. Elva darbinieki ir tiesīgi apstrādāt personas datus atbilstoši to amata pienākumiem. Elva ir pienākums informēt tās darbiniekus, kas apstrādā Pakalpojumu saņēmēju datus, par šīs privātuma politikas noteikumiem.
4.2. Iespējamā Pakalpojumu saņēmēja, kas iesniedz datus Elva Pakalpojumu saņemšanas nolūkos, un Pakalpojumu saņēmēja dati var tikt nodoti trešajām personām šādos nolūkos:
4.2.1. iespējamā Pakalpojumu saņēmēja dati var tikt nodoti attiecīgā ārpakalpojuma nodrošinātājam (piemēram, programmatūras licenču izsniedzējam) nolūkā saņemt noteikta pakalpojuma piedāvājumu un apstrādāt iespējamā Pakalpojumu saņēmēja pieteikumu pirms līguma par Pakalpojumu sniegšanu noslēgšanas;
4.2.2. Pakalpojumu saņēmēja dati var tikt nodoti ārpakalpojuma nodrošinātājiem līguma par Pakalpojumu sniegšanu izpildei, tajā skaitā Pakalpojumu saņēmēja pieteikumu apstrādei, piemēram, Pakalpojumu izmaiņu pieteikuma apstrādei, programmatūras licenču nodrošināšanai, programmēšanas darbu izpildei, bojājumu pieteikumu apstrādei, bojājumu novēršanai u.c.;
4.2.3. citiem Elva sadarbības partneriem līguma par Pakalpojumu sniegšanu izpildei un pārvaldībai, tajā skaitā administrācijas, lietvedības, grāmatvedības un juridisko pakalpojumu sniedzējiem u.tml.;
4.2.4. padarot pieejamus trešajām personām fotouzņēmumus un videoierakstus, kas iegūti Pakalpojumu sniegšanas un Pasākumu norises laikā, nolūkā reklamēt Elva un informēt par Pakalpojumiem;
4.2.5. parādu atgūšanas pakalpojumu sniedzējiem un iesniegšanai tiesā, ja Pakalpojumu saņēmējs savlaicīgi neveic maksājumus;
4.2.6. dati var tikt nodoti trešajām personām likumā paredzētajos gadījumos ar normatīvajiem aktiem uzliktu pienākumu izpildes nolūkā.
5. Laikposms, cik ilgi personas dati tiek glabāti
5.1. Personas dati šīs privātuma politikas 3.2.1.punktā noteiktajā gadījumā, lai noslēgtu līgumu par Pakalpojumu sniegšanu, tiek glabāti ne ilgāk kā 1 (vienu) mēnesi. Ja līgums par Pakalpojumu sniegšanu jebkādu iemeslu dēļ nav noslēgts minētajā termiņā, bet datu subjekts vēlāk vēršas pie Elva ar atkārtotu piedāvājumu noslēgt līgumu par Pakalpojumu saņemšanu, nepieciešama atkārtota personas datu iesniegšana Elva. Ja līgums par Pakalpojumu sniegšanu tiek noslēgts minētajā termiņā, Elva turpina glabāt personas datus saskaņā ar šīs privātuma politikas nākamo punktu.
5.2. Personas dati šīs privātuma politikas 3.2.2.punktā noteiktajos nolūkos tiek glabāti līguma par Pakalpojumu sniegšanu spēkā esamības laikā un papildus laikā, kas nepārsniedz 10 (desmit) gadus pēc līguma darbības izbeigšanās nolūkā nodrošināt agrāko darījumu apliecinošu un attaisnojuma dokumentu saglabāšanu, garantijas saistību izpildi, kā arī iespējamā parāda atgūšanu.
5.3. Personas datu glabāšanas laikposms šīs privātuma politikas 3.2.3.- 3.2.4.punktā noteiktajiem nolūkiem ir attiecīgā līguma par Pakalpojumu sniegšanu spēkā esamības laiks.
5.4. Personas datu glabāšanas laikposms šīs privātuma politikas 3.2.5.punktā noteiktajos nolūkos ir tik ilgi, cik nepieciešams personas datu apstrādes nolūka sasniegšanai, vai līdz brīdim, kad datu subjekts īsteno savas tiesības iebilst pret šādu personas datu apstrādi, ja normatīvie akti nenosaka citādi.
5.5. Personas datu glabāšanas laikposms šīs privātuma politikas 3.2.6.punktā noteiktajos nolūkos nosakāms saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
5.6. Citos gadījumos personas datu glabāšanas laikposms nosakāms, nepārsniedzot normatīvajos aktos noteikto termiņu, ja tāds noteikts.
6. Īpaši noteikumi saistībā ar Mājas lapas lietošanu
6.1. Elva var saņemt datus, izmantojot sīkdatnes (angļu val.: “cookies”) Mājas lapā, par to brīdinot Mājas lapā. Tādas datu apstrādes juridiskais pamats ir datu subjekta piekrišana, kas uzskatāma par sniegtu, ja datu subjekts turpina lietot Mājas lapu pēc tam, kad Mājas lapā attēlots brīdinājums par sīkdatņu izmantošanu.
6.2. Nolūkā nodrošināt Pakalpojumus un izvērtēt Mājas lapas uzlabošanas nepieciešamību, Elva ir tiesības apstrādāt informāciju par Mājas lapas apmeklētājiem, kas ietverta Mājas lapas piekļuves failos, piemēram, IP adrese, izmantotās tīkla pārlūkprogrammas veids, iepriekšējā interneta mājas lapa, no kuras apmeklētājs sasniedzis Mājas lapu, interneta servisa nodrošinātājs, apmeklējuma laiks, aplūkotās Mājas lapas sadaļas u.c.
7. Saziņa ar datu apstrādes pārzini
Jautājumu par personas datu apstrādi gadījumā ar Elva ir iespējams sazināties, lietojot šādus kontaktdatus:
Sabiedrība ar ierobežotu atbildību “Elva Baltic”
Reģistrācijas Nr. 40003687406
Robežu iela 46, Rīga, Latvija, LV-1004
E-pasts: gdpr@elva.lv
Tālrunis: +371 67065115
