Kā automatizācija maina grāmatvedību: no papīra kalniem līdz digitālai efektivitātei

Grāmatvedības automatizācija: efektivitātes atslēga uzņēmumiem

Grāmatvedības automatizācija mūsdienās ir neatņemama uzņēmumu finanšu pārvaldības sastāvdaļa. Agrāk grāmatveži tērēja stundas, lai dotos uz banku ar maksājumu uzdevumiem vai rindā stāvētu Valsts ieņēmumu dienestā (VID), taču šobrīd šīs darbības ir digitalizētas. Tomēr, neskatoties uz modernajām tehnoloģijām, automatizācijas līmenis uzņēmumos var atšķirties. Daudzi grāmatveži joprojām veic dubultu datu ievadi, bet citi jau izmanto lietojumprogrammu saskarnes (API), lai nodrošinātu datu plūsmas automatizāciju.

Kā automatizācija maina grāmatvedību?

Automatizācija ievērojami paātrina un precizē finanšu procesu izpildi. Piemēram, Open Banking risinājumi ļauj banku kontu izrakstus automātiski sinhronizēt ar uzņēmuma grāmatvedības sistēmu, bet VID piedāvā EDS API, kas atvieglo nodokļu pārskatu iesniegšanu tiešsaistē. Papildus, elektroniskā dokumentu apstrāde samazina papīru izmantošanu un cilvēciskās kļūdas.

Noderīgi automatizācijas rīki

Optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR)

OCR tehnoloģija tiek izmantota, lai skenētos dokumentus, PDF failus un attēlus pārvērstu mašīnlasāmā tekstā. Šī metode atvieglo rēķinu un kases čeku apstrādi, tomēr pilnīga automatizācija nav iespējama, jo dati bieži vien ir jāpārbauda un jālabo.

Elektroniskā datu apmaiņa (EDI)

EDI risinājumi nodrošina tiešu strukturētu datu apmaiņu starp uzņēmumu sistēmām, izvairoties no manuālas datu ievades. Latvijā e-rēķinu izmantošana ir obligāta pagaidām tikai B2G darījumos no 2025. gada sākuma, savukārt B2B sektorā tie būs obligāti no 2026. gada. Uzzināt vairāk.

Darbplūsmu automatizācijas rīki

Šie rīki automatizē dokumentu apstiprināšanu un citus ikdienas uzdevumus. Piemēram, sistēmas var automātiski sagatavot maksājumus apstiprinātajiem rēķiniem vai organizēt dokumentu apriti uzņēmumā.

Dokumentu vadības sistēmas

Dokumentu vadības risinājumi nodrošina elektronisku dokumentu glabāšanu, versiju kontroli un lietotāju tiesību pārvaldību, samazinot manuālu dokumentu apstrādi.

Mobilās lietotnes

Mobilās lietotnes ļauj darbiniekiem nofotografēt un augšupielādēt čekus un rēķinus reālā laikā, atvieglojot grāmatvedību un samazinot dokumentu pārvietošanu.

Kā izvēlēties piemērotāko automatizācijas risinājumu?

Izvēloties automatizācijas rīkā, svarīgi apsvērt:

Uzņēmuma specifiskās vajadzības un procesus, kas prasa lielu manuālo darbu.
Esošās grāmatvedības vai ERP sistēmas iespējas.
Datu drošību un saderību ar citiem izmantotajiem risinājumiem.

Automatizācijas risinājumi ne tikai uzlabo efektivitāti, bet arī palīdz uzņēmumiem samazināt izmaksas, optimizēt resursu izmantošanu un nodrošināt precizitāti finanšu pārvaldībā. Grāmatvedības digitalizācija ir neizbēgams solis uzņēmumu izaugsmē.

Raksts sagatavots, izmantojot Ilvas Gravlejas, ELVA Biznesa produktu un risinājumu vadītājas, publikāciju “Automatizācijas iespējas dokumentu un rēķinu apstrādē” (iFinanses 04.10.2023.).