Digitālo risinājumu ieviešana uzņēmumā: kā tas notiek, ar ko jāsaskaras, izaicinājumi un ieviešanas ceļš

Digitālā vide diktē savus noteikumus, kam jāspēj pielāgoties

Pēdējie pāris gadi gandrīz visiem mums lika visai īsā laikā pārorientēt darbu digitālajā vidē, kur tas bija iespējams. Protams, dators un internets ir mainījis veidu, kādā mēs komunicējam un organizējam savu dzīvi. Tas attiecas ne tikai uz katru no mums personīgi, bet arī uz biznesa vidi, kas patiesībā ir īstā digitālās dzīves veidotāja un jaunu produktu izstrādātāja. Tas viss skan skaisti, moderni un ar skatu nākotnē, bet, lai sasniegtu kādu taustāmu rezultātu, būs jāiegulda darbs un zināšanas, kā arī ir jābūt vēlmei mainīties un izmantot dažādu digitālo risinājumu sniegtās iespējas.

Ar ko sākt?

Digitālo risinājumu ieviešanā tieši šis jautājums varētu būt viens no svarīgākajiem un arī sarežģītākajiem. Viens no pirmajiem soļiem ir apzināties un pārzināt savus biznesa procesus, iespējams, arī izveidot procesu karti. Tai nav jābūt ļoti specifiskai vai atbilstoši nozares standartiem (ir iespējams izmantot Microsoft Visio programmu), bet kādam no uzņēmuma būtu jāpārzina biznesa process. Tas ir nepieciešams tāpēc, lai redzētu dažādu procesu sakarības, kā arī spētu identificēt, kas vispār notiek uzņēmumā. Tieši procesu plūsma pēc tam sniedz iespēju darboties ar mērķi, jo bieži vien uzsvars tiek likts uz procesiem, bet ne gala rezultātu.

Otra lieta ir uzņēmuma gatavība mainīties un ieviest digitālus risinājums savā darba ikdienā. Tieši vēlme darīt kaut ko citādāk, veikt automatizāciju un ievērot nozares standartus jau ir puse no uzvaras. To pašu var teikt par šī raksta lasīšanu, jo ja esiet nonākuši līdz tam, iespējams, ka esiet gatavi veikt izmaiņas savā uzņēmumā (valsts atbalsts digitalizācijā).

Diezgan bieži pareizo virzību un ideju digitalizācijas virzienā var sniegt citu nozares uzņēmumu pieredze, kā arī sadarbības partneri. Ir vērts veltīt laiku, lai veiktu nelielu izpēti, kādi risinājumi dažādiem procesiem tiek izmantoti šobrīd, jo ir pagājuši laiki, kad risinājumā viss tikai speciāli veidots. No šīm prasībām jau ir radušies gatavi risinājumi, kuri ir spējīgi izpildīt nepieciešamo uzdevumu. Ar šādiem risinājumiem jūs var iepazīstināt arī jūsu biznesa procesu pārvaldības sistēmas uzturētājs un stratēģiskais IT partneris ELVA.

Pats galvenais ir vēlme sākt izmaiņas, kā arī sapratne, ka tam būs nepieciešams laiks.

Diagnostikas un ieviešanas fāze

Pēc domas un vīzijas izteikšanas ir laiks ķerties klāt reāliem darbiem. Parasti dažādu digitālo risinājumu ieviešana sākas ar diagnostikas fāzi, kurā risinājuma eksperti un piedāvātāji kopā ar klientu fiksē vēlamās prasības. Proti, tiek izrunātas un fiksētas klienta vēlmes pret digitālo risinājumu, balstoties uz biznesa procesiem. Šis ir ļoti svarīgs solis, jo ļauj saprast, vai piedāvātais risinājums spēj palīdzēt klientam, kā arī diagnostikas laikā ir iespējams saprast, ka prasību apmierināšanai nepieciešams cits risinājums nekā sākotnēji plānots. Tāpat diagnostika ir svarīgs solis darbu apjomu noteikšanai un investīciju novērtēšanai, kas ir viens no svarīgākajiem punktiem klientam. Papildus tam diagnostika kalpo kā iespēja pārskatīt savus biznesa procesus, atsaucoties uz iepriekš izteikto punktu par to, ar ko sākt digitālo risinājumu ieviešanu. Diagnostikā radušās prasības vēlāk kalpo arī kā risinājuma attīstības ceļa rādītājs, jo ir izdevies vēlmes sakopot vienā vietā. Tas ir labs rīks, lai fiksētu, kad ir beigusies ieviešanas fāze, par ko stāstīšu vēlāk. Tas ļauj novērtēt digitālā risinājuma attīstību.

Nākamais loģiskais solis pēc prasību apkopošanas beidzot ir ķeršanās klāt taustāmiem darbiem, kas ir digitālā risinājuma ieviešana. Balstoties uz diagnostikā fiksētajām prasībām, eksperti veic nepieciešamos infrastruktūras darbus, lai vispār būtu risinājumam, kur darboties. Mūsdienās visas sistēmas tiek glabātas kādos resursos, pat ja mēs to fiziski neredzam, dažādas datorprogrammas vienkārši nerodas no zila gaisa.

Pēc tam eksperti veic nepieciešamos programmas uzstādījumus, kā arī tiek izstrādāti speciāli pielāgojumi, ja tādi ir fiksēti diagnostikas laikā. Vēl viens no ieviešanas veidiem ir sistēmas standarta risinājuma nodošana klienta lietošanai, papildu izmaiņas veicot jau darbības gaitā. Tieši šādā veidā bieži vien rodas vislabākie un pareizākie risinājumi, jo tas ļauj klientam reāli saprast, kā izmantot konkrēto digitālo risinājumu. Iespējams, ka izmaiņas ir nepieciešamas tieši biznesa procesos, ne digitālajā risinājumā. Svarīgi atcerēties, ka šo divu svarīgo soļu laikā vienmēr tiek informēts un iesaistīts klients, jo tikai tā var sasniegt sekmīgu rezultātu. Šeit vēlreiz der atcerēties svarīgo punktu, ka gan diagnostikā, gan ieviešanā pietiekami daudz laika būs jāvelta arī klientam, jo tikai gala lietotāji ir spējīgi novērtēt gala iznākumu.

Attīstība nākotnē

Beidzoties ieviešanas daļai, klientam beidzot ir iespējams ikdienā izmantot jaunos digitālos risinājumus. Taču patiesībā tā ir tikai maza daļa no kopējās digitālās attīstības, jo ar jaunas programmas lietošanas uzsākšanu nekas nebeidzas. Ir izdarīti svarīgi soļi nonākot līdz idejai par digitalizāciju, gan arī veikta jaunu risinājumu ieviešana, taču pēc tam seko ikdienas lietošana, uzturēšana un attīstība.

Tieši attīstību var uzskatīt par svarīgāko soli, jo tāpat kā mainās biznesa vide un dažādie ārējie apstākļi, tā arī mainās tehniskās iespējas. Piemēram, klientam mainās biznesa virziens vai ir vēlme veikt integrācijas ar citām sistēmām ērtākai datu apmaiņai. Šo nav iespējams ignorēt, jo tas var ietekmēt biznesu. Līdz ar to process atkal nonācis līdz tam, ka lai ietu laikam līdz, ir nepieciešams uzlabot un attīstīt savus digitālos risinājumus.

Attīstības un uzturēšanas posmā nepieciešamie soļi ir līdzīgi iepriekš uzskaitītajiem, tomēr tie varētu būt mazāki laika izteiksmē. Proti, klients izsaka savu prasību, apkalpotājs to fiksē, novērtē darbu apjomus, bet pēc tam notiek risinājuma izstrāde un testēšana. Finālā to pārbauda klients un var uzsākt lietošanu.

Šis ir nebeidzams cikls, līdz ar to digitālo risinājumu ieviešana un uzturēšana iet kopā ar biznesa attīstību. Mūsdienās ir grūti attīstīt savu konkurenci, nesekojot un izvairoties no digitālajām iespējām un potenciāla.

Kam vērts pievērst uzmanību?

Diagnostikas fāzes laikā tiek veikts arī risku izvērtējums, jo kā jebkurā dzīves jomā, arī digitālajā transformācija ir dažādi potenciālie riski un lietas, ar kurām var rasties problēmas. Mēs taču visi zinām veco labo risinājumu, ka ja nestrādā dators, vienkārši nepieciešams to ieslēgt vēlreiz. Bet šoreiz tomēr par nopietnākām lietām. Pirmais, ko klienti bieži vien piemirst vai neaizdomājas, ir laiks. Tas ir galvenais faktors, lai digitalizācija un jaunu risinājumu ieviešana būtu sekmīga. Proti, tieši lietotājs zina, ko viņš vēlas, un pārzina savu biznesu, un šī informācija ir jāsniedz programmas izstrādātājam. Tāpat kvalitatīvāka iesaiste no klienta rezultējas veiksmīgākos gala rezultātos.

Svarīga lieta ir visu iesaistīto cilvēku atvērtība, kā arī lēmumu pieņemšanas spēja. Tas nozīmē, ka noteikti jau šobrīd jūsu ikdienā ir daudz dažādu lietu, kuras varētu uzlabot un ir idejas, kā to darīt. Taču parasti šīs idejas atduras pie realizācijas, un lai to izdarītu, ir nepieciešama virzība un lēmums. Tāpēc no klienta puses ir svarīgi, lai digitalizācijas jautājumos tiek iesaistīti atbilstošie cilvēki, kuri spēj pieņemt ar biznesu saistītos jautājumus un pateikt gala lēmumu.

Svarīgi ir saprast, ka pat izpildot visus augstāk minētos soļus pilnīgi perfekti, nav iespējams nodrošināt to, ka gala rezultāts būs par 100% atbilstošs gaidītajam. Viena lieta visu ir fiksēt un saprast, bet otra realizēt. Tāpēc ir nepieciešams saprast, ka digitālo risinājumu ieviešana un izstrāde ir nebeidzams process, kurā visiem iesaistītajiem ir jāspēj pielāgoties un reaģēt uz izmaiņām. Šeit var citēt tikai slavenos Raiņa vārdus “Pastāvēs, kas pārvērtīsies”.

Vēl nobeigumā vēlos izcelt to, ka jau vēsturiski, bet īpaši pie mūsdienu tehnoloģiskajiem sasniegumiem nav nepieciešams izdomāt riteni no jauna. Ar to es atsaucos uz sākumā izteikto domu par esošu risinājumu izmantošanu. Tirgus ir piepildīts ar jau dažādiem gataviem risinājumiem, tāpēc svarīgi ir sekot līdz nozares tendencēm un uzticēties saviem digitalizācijas partneriem par labāko risinājumu.

Raksta autors: Henrijs Avotiņš