Darba laika plānošana – nozīmīga investīcija biznesa attīstībā

Kas ir darba laika plānošana?

Darba laika plānošana ir process, kurā uzņēmums organizē, sadala un pārvalda darbinieku darba laiku, lai nodrošinātu optimālu resursu izmantošanu, atbilstību likumdošanai un biznesa mērķu sasniegšanu. Šis process ietver grafiku sastādīšanu, maiņu pārvaldību, darba stundu uzskaiti, kā arī darba slodzes un pieejamības analīzi. Darba laika plānošanu var veikt dažādos risinājumos, arī personāla pašapkalpošanās portālā Panorama 365, ko arvien vairāk izvēlas uzņēmumi Baltijā. ELVA portāla izstrādātāji uzsver, ka vēl pirms paša risinājuma ieviešanas svarīgs ir personāla procesu izpētes process, tos izprotot, iespējams izstrādāt uzņēmumam atbilstošāko darba laika uzskaites veidu.

Darba laika plānošana ietver:

• Darbinieku grafiku izstrādi: kurš, kad un cik ilgi strādā.
• Slodžu līdzsvarošanu: lai novērstu pārslodzi vai neizmantotu kapacitāti.
• Elastīgu grafiku ieviešanu: piemēram, maiņu darbu vai attālināto darbu.
• Nepieciešamības novērtēšanu: balstoties uz darba apjomu, klientu pieprasījumu vai sezonālām svārstībām.
• Darba laika uzskaiti un likumdošanas ievērošanu: piemēram, minimālais atpūtas laiks, virsstundas utt.

Ko par darba laika plānošanas nozīmi saka pētījumi?

Starptautiski pētījumi rāda, ka vairāk kā puse darbinieku neizmanto ikgadējo atvaļinājumu vai turpina pildīt darba pienākumus savas atpūtas laikā, strādājot virsstundas vakaros un brīvdienās, galarezultātā izjūtot no tā stresu. Spēju nodalīt darbu no atpūtas attālināta darba režīma laikā ir vēl lielāks izaicinājums, tādēļ uzņēmuma vadībai ir svarīgi rūpēties par savu darbinieku atpūtu, jo tā sekmē virkni lietu, kas ietekmē biznesa attīstību.

Ko iegūst uzņēmuma darbinieks, ļaujot savam prātam atslēgties atpūtas brīžos?

1. Labāk risina problēmas
2. Attīsta radošumu
3. Ir produktīvāks lēmumu pieņemšanā
4. Ir motivētāks pabeigt iesākto un uzņemties atbildību

Ko iegūst uzņēmums?

1. Uzlabotu darba efektivitāti
2. Atvērtību uz pārmaiņām
3. Uz sadarbību vērstu komandu
4. Veselīgu organizācijas iekšējo kultūru

Kā panākt, lai darbinieki dotos atpūtā?

Visvienkāršākais un ātrākais veids – ieviešot uzņēmumā personāla pašapkalpošanās risinājumu, kurā ērti apskatāma informācija par visiem darbiniekiem. Šāds personāla portāls ir radīts arī Latvijā, un tā nosaukums raksturo risinājuma visaptverošās funkcijas – Panorama 365. To izstrādājuši ELVA eksperti, apkopojot dažādu uzņēmumu vadītāju vajadzības, domājot par viņu darbinieku ērtību un nodrošinot, ka visa informācija, kas svarīga organizācijai un darbiniekiem, ir atrodama vienkopus, tā atjaunojas un ir savienojama ar algu sistēmu, piemēram, Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Kā Panorama 365 var panākt, lai darbinieki vairo sava darba efektivitāti?

Atgādinājums par atvaļinājumu

Katrs darbinieks savā Panorama 365 kontā var skaidri redzēt viņa neizmantoto atvaļinājuma dienu skaitu uz konkrēto brīdi un visam atlikušajam gadam kopā, kā arī no sistēmas saņemt savlaicīgu atgādinājumu. Ja informācija ir pieejama ik dienu un ir vizuāli skaidri noformēta, tā labāk paliek atmiņā un ikreiz, kad darbinieks izmanto portālu, viņš tīši vai netīši atjauno šo informāciju savās domās un rezultātā izprot brīvdienu izmantošanas nozīmīgumu.

Darba laika un brīvdienu skaidrs sadalījums

Portālā ir integrēts kalendārs, kas sniedz darbiniekiem detalizētu informāciju par to, cik mēnesī ir darba dienas un brīvdienas, kā arī svētku dienu kalendārs, kas norāda uz dienām, kad oficiāli pienākas brīvas dienas – šī darba un atpūtas dienu nodalīšana no vadības puses ir efektīvs veids, kā iemācīt darbiniekam izvērtēt laiku, kas jāvelta darbam un savai privātajai dzīvei. Ja uzņēmums to pozicionē kā svarīgu un vērā ņemamu informāciju, ar ko “dzīvo” visi darbinieki, ir lielāka iespēja, ka brīvdienas bez darba un iekļaušanās darba stundās būs arvien izteiktāka un pašsaprotamāka darbinieku dzīves parādība.

Darba plānošanas nozīme

Pašapkalpošanās risinājums piedāvā pārskatāmi strukturēt un plānot darbinieku uzdevumus un to vēlamo izpildes laiku. Zinot nosacījumus, mērķi un veicamā darba nozīmi pēc prioritātes, darbinieks spēj labāk plānot savus darbus un mazāk veikt savus pienākumus ārpus sava darba laika, kas bieži vien nav ne produktīvs, ne radošs, jo ir veikts ar enerģijas izsīkumu un zināmu devu stresa.

Precīza maiņu plānošana

Maiņu plāna precīzāka plānošana – pateicoties intuitīvajam portāla izskatam, pārredzamajai tabulai, kurā apkopoti visi darbinieki, uzņēmuma vadība var plānot darba maiņu grafikus tā, lai darbinieki justos pietiekami atpūtušies, respektīvi – optimāli plānot pareizu darba laika un brīvdienu balansu.

Skaidra statistika vadībai

Svarīgi, ka šis risinājums dod ieskatu statistikas datos, piemēram, vizualizē informāciju par darbinieku stāžu, izmantotajiem vai neaizmantotajiem atvaļinājumiem – šie fakti ļauj vadībai secināt, kuram darbiniekam draud psiholoģiskā izdegšana vai kuru vairāk jāmotivē atpūsties, kā arī ļauj atbildēt uz jautājumu – kā panākt, lai atvaļinājumi ir izmantoti regulāri visa gada garumā, nevis koncentrētā veidā vienas sezonas ietvaros, kas var apgrūtināt biznesa procesu dinamisku funkcionēšanu. 

Kopumā var teikt, ka tas, kā tiek plānots darbinieku darba laiks, prioritātes, uzdevumi, būtiski ietekmē viņu produktivitāti un labbūtību (ieskaties video, kur ELVA eksperti tieši par to stāsta). Personāla portāla priekšrocības novērtē arī lieli uzņēmumi Baltijā (par klientu pieredzi vairāk šeit).

Šie ir tikai neliela daļa no ieguvumiem, ko sniedz ELVA personāla pašapkalpošanās portāls Panorama 365. Iesakām iepazīties ar klientu biežāk uzdotajiem jautājumiem, kas sniegs priekšstatu, kā risinājums spēj uzlabot personāla procesu vadību ikdienā, vai sazināties ar mūsu ekspertiem ŠEIT.