Sakārtota dokumentu pārvaldība uzņēmumā ar SharePoint: kā atrast informāciju ātrāk un strādāt efektīvāk

Dokumentu meklēšana nedrīkst aizņemt vairāk laika nekā darbs ar pašu dokumentu. Tomēr daudzos uzņēmumos līgumi, instrukcijas, personāla dokumenti, projektu faili un cita svarīga informācija joprojām glabājas dažādās mapēs, koplietojamajos serveros un e-pastu pielikumos. 

Kāpēc dokumentu pārvaldība uzņēmumā aizņem vairāk laika nekā tai vajadzētu? Vidēji darbinieki gandrīz piekto daļu darba laika pavada, meklējot informāciju un dokumentus. Tas ir aptuveni viena darba diena nedēļā, kas netiek veltīta klientiem, projektiem vai uzņēmuma attīstībai.

Sākumā esošā sistēma šķiet ērta. Taču, uzņēmumam augot, pieaug arī dokumentu apjoms, un līdz ar to rodas problēmas: nav skaidrs, kura dokumenta versija ir aktuālā, dokumentu saskaņošana aizņem pārāk daudz laika, darbinieki nevar atrast nepieciešamo informāciju, bet piekļuves tiesību pārvaldība kļūst arvien sarežģītāka.

Tieši tādēļ arvien vairāk uzņēmumu izvēlas dokumentu pārvaldību veidot centralizētā vidē, izmantojot Microsoft SharePoint.

Kas notiek uzņēmumā, ja dokumentu pārvaldība nav sakārtota?

Dokumentu haoss reti rodas vienā dienā. Tas veidojas pakāpeniski. Ja dokumenti glabājas dažādās vietās, darbinieki sāk veidot savas mapes, saglabāt failus datoros vai pārsūtīt tos e-pastos. Rezultātā uzņēmumā vienlaikus var pastāvēt vairākas viena dokumenta versijas, un neviens nav pārliecināts, kura no tām ir pareizā.

Laika gaitā tas ietekmē ne tikai efektivitāti, bet arī lēmumu pieņemšanu. Vadītājiem nepieciešamā informācija nav pieejama vienuviet, darbinieki velta laiku meklēšanai, bet svarīgu dokumentu aprite kļūst grūti izsekojama.

Kas ir sakārtota dokumentu pārvaldība uzņēmumā ar SharePoint?

Microsoft SharePoint ir dokumentu pārvaldības un sadarbības platforma, kas ļauj uzņēmumam izveidot vienotu informācijas vidi.

Praktiski tas nozīmē, ka dokumenti, instrukcijas, jaunumi, procesu apraksti, atskaites un cita uzņēmuma informācija vairs neatrodas dažādās vietās, bet ir pieejama vienotā platformā.

Papildus dokumentu glabāšanai SharePoint ļauj pārvaldīt piekļuves tiesības, sekot dokumentu versijām, veidot dokumentu saskaņošanas procesus un integrēt citus Microsoft rīkus, piemēram, Teams, Power BI, Planner vai Forms.

Kā ātrāk atrast vajadzīgo dokumentu?

Viens no biežākajiem iemesliem, kāpēc uzņēmumi izvēlas SharePoint, ir iespēja būtiski samazināt laiku, kas tiek patērēts informācijas meklēšanai.

Tradicionālajās mapju struktūrās lietotājam jāzina precīza dokumenta atrašanās vieta. SharePoint pieeja ir atšķirīga. Dokumentus iespējams organizēt ar metadatiem, grupēt pēc projektiem, nodaļām vai statusiem, kā arī atrast ar meklētāja palīdzību.

Tas nozīmē, ka nepieciešamo dokumentu iespējams atrast ne tikai pēc nosaukuma, bet arī pēc tā satura vai pievienotās informācijas.

Kā samazināt manuālu darbu dokumentu apritē?

Vēl viens izaicinājums uzņēmumos ir dokumentu saskaņošana. Bieži vien procesā iesaistīti vairāki cilvēki, dokumenti tiek sūtīti e-pastos, un kļūst grūti saprast, kurš jau ir sniedzis savu apstiprinājumu un kurš vēl nav.

SharePoint ļauj šos procesus organizēt daudz pārskatāmāk. Dokumentu saskaņošanu iespējams automatizēt, definējot atbildīgās personas, saskaņošanas secību un statusus.

Rezultātā samazinās manuālas darbības, kļūst redzama visa saskaņošanas vēsture un būtiski samazinās kļūdu iespējamība.

Vai SharePoint ir drošs?

Dokumentu pārvaldība nav tikai ērtības jautājums. Tā ir arī drošība. Microsoft SharePoint nodrošina datu šifrēšanu, daudzfaktoru autentifikāciju un detalizētu piekļuves tiesību pārvaldību. Uzņēmums pats nosaka, kurš drīkst skatīt dokumentus, kurš tos drīkst rediģēt un kam informācija nav pieejama.

Piekļuves iespējams pārvaldīt gan visas vietnes, gan dokumentu bibliotēkas, mapes vai atsevišķa dokumenta līmenī. Tas ir īpaši svarīgi organizācijām, kas strādā ar sensitīvu informāciju vai vēlas nodrošināt atbilstību datu aizsardzības prasībām.

Kā saprast, vai uzņēmumam nepieciešams SharePoint?

Par SharePoint ieviešanu ir vērts padomāt, ja:

• dokumentu meklēšana aizņem pārāk daudz laika;
• nav skaidrs, kura ir jaunākā dokumenta versija;
• dokumenti regulāri tiek sūtīti e-pastos;
• dokumentu saskaņošana notiek manuāli;
• piekļuves tiesības kļūst grūti pārvaldāmas;
• informācija glabājas vairākās sistēmās un mapēs.

Ja atbildējāt “jā” vairāk nekā uz dažiem no šiem punktiem, iespējams, lielākā problēma nav dokumenti, bet gan veids, kā tie tiek pārvaldīti.

Vai dokumentu pārvaldība palīdz jūsu uzņēmumam strādāt efektīvāk?

Mūsdienās dokumentu pārvaldība vairs nenozīmē tikai failu glabāšanu. Tā ir spēja ātri atrast informāciju, efektīvi sadarboties, kontrolēt piekļuvi datiem un automatizēt procesus.

Tieši tāpēc Microsoft SharePoint kļūst par vienu no populārākajiem risinājumiem uzņēmumiem, kuri vēlas veidot sakārtotu un drošu digitālo darba vidi.

Raksta autore: Sanita Saukuma, ELVA Iekšējais kvalitātes konsultants