Kā paplašināt Business Central iespējas un samazināt manuālo darbu finanšu procesos?

Microsoft Dynamics 365 Business Central palīdz vienuviet pārvaldīt uzņēmuma finanses un citus biznesa procesus, taču arī uzņēmumos ar modernu ERP sistēmu finanšu komandām joprojām var nākties veikt daudz manuālu un atkārtotu darbību.

Rēķinu datu ievadīšana, dokumentu saskaņošana, čeku apkopošana, izdevumu iesniegšana un kavēto maksājumu atgādinājumu sagatavošana. Katrs no šiem uzdevumiem atsevišķi var šķist neliels, tomēr kopā tie patērē ievērojamu daļu darba dienas.

Ko darīt, ja Business Central jau ir uzņēmuma procesu centrā, bet gribas automatizēt vēl vairāk?

Viena no iespējām ir papildināt Business Central ar tajā integrētiem risinājumiem konkrētu finanšu procesu automatizācijai.

Dynamics 365 Business Central nav jāstrādā vienam

Business Central vērtība nav tikai tā standarta funkcionalitātē. Būtiska Microsoft ekosistēmas priekšrocība ir iespēja sistēmu papildināt ar risinājumiem specifiskām biznesa vajadzībām.

Viens no šādiem Business Central papildinājumu izstrādātājiem ir Continia, kura risinājumi palīdz automatizēt procesus, kuros finanšu komandām citādi būtu nepieciešams ievērojams manuāls darbs.

Intervijā ar Continia pārstāvi izcēlām četras jomas, kurās Business Central iespējas iespējams paplašināt:

• dokumentu un rēķinu apstrāde;
• darbinieku izdevumu pārvaldība;
• finanšu darba ikdienas uzlabojumi;
• dokumentu nosūtīšana un atgādinājumi klientiem.

Apskatīsim tās tuvāk.

1. Document Capture: no rēķina saņemšanas līdz apstiprināšanai

Rēķinu manuāla apstrāde ir klasisks piemērs procesam, kuru iespējams automatizēt.

Continia Document Capture nav tikai OCR jeb informācijas nolasīšana no dokumenta. Risinājums aptver plašāku dokumenta apstrādes procesu Business Central vidē.

Tas palīdz:

• iegūt nepieciešamos datus no rēķina;
• pārbaudīt ievadītās informācijas precizitāti;
• reģistrēt dokumentu;
• organizēt tā apstiprināšanu;
• saglabāt informāciju par apstiprinājumiem un komentāriem;
• vēlāk ātri atrast nepieciešamo dokumentu Business Central.

Īpaši būtiska ir apstiprināšanas procesu automatizācija. Piemēram, rēķinu var novirzīt konkrētajam apstiprinātājam atkarībā no tā summas, piegādātāja vai dimensijas. Tas nozīmē, ka finanšu komandai nav katru reizi manuāli jāmeklē cilvēks, kuram dokuments jāapstiprina.

MI būtiski uzlabo datu nolasīšanu no dokumentiem, turklāt tas mācās no lietotāja darbībām. Sākotnēji ieguldītais laiks MI apmācībā atmaksājas ilgtermiņā, palīdzot arvien vairāk samazināt manuālo darbu. 

Ne tikai OCR, bet arī datu pārbaude

Intervijā tika uzsvērta vēl kāda būtiska atšķirība starp vienkāršu OCR un pilnvērtīgāku dokumentu automatizāciju.

Pirmajā dokumenta saņemšanas reizē mākslīgais intelekts var palīdzēt izveidot dokumenta veidni. Savukārt nākamajos dokumentos informācija tiek apstrādāta šīs struktūras ietvaros.

Ja, piemēram, mainījusies kāda būtiska informācija, lietotājs var tikt par to informēts.

Tādējādi automatizācijas mērķis ir ne tikai ātrāk nolasīt rēķinu, bet arī samazināt kļūdu iespējamību un nodrošināt pārskatāmu dokumenta ceļu līdz apstiprināšanai.

2. Expense Management: mazāk čeku un atgādinājumu finanšu komandai

Cits process, kas rada daudz nelielu administratīvu darbību, ir darbinieku izdevumu pārvaldība.

Komandējuma taksometrs, pusdienas ar klientu vai cits pirkums uzņēmuma vajadzībām nozīmē čeku, izdevumu iesniegšanu, apstiprināšanu un atsevišķos gadījumos arī naudas atmaksu darbiniekam.

Continia Expense Management šo procesu savieno ar Business Central.

Piemēram, darbinieks pēc pirkuma var nofotografēt čeku. OCR nolasa informāciju, piemēram, summu un valūtu, bet izdevumu iespējams nosūtīt tālāk apstiprināšanai. Ja tiek izmantota uzņēmuma maksājumu karte, darbiniekam pēc tās izmantošanas var tikt nosūtīts paziņojums ar atgādinājumu pievienot čeku.

Izdevumu iesniegšanu vēl ērtāku padara mobilā lietotne, kurā darbinieks var nofotografēt čeku un uzreiz to iesniegt. Turklāt izdevumu iesniedzējam nav jābūt Business Central lietotājam, tāpēc process ir vienkāršs arī tiem darbiniekiem, kuri ar sistēmu ikdienā nestrādā.

Tas risina ļoti praktisku finanšu komandas problēmu: nav jātērē laiks, meklējot kolēģus un atgādinot par trūkstošajiem čekiem. Arī pats darbinieks var sekot līdzi savu izdevumu statusam un redzēt, kuri izdevumi vēl ir atvērti, kuri apstiprināti un kuri jau virzīti tālāk.

Rezultātā viens process kļūst pārskatāmāks gan darbiniekam, gan vadītājam, gan finanšu komandai.

3. Continia Finance: papildu iespējas finanšu darbam Business Central

Ne vienmēr nepieciešama liela jauna funkcionalitāte. Dažkārt produktivitāti būtiski uzlabo salīdzinoši nelielas izmaiņas ikdienas darbā.

Continia Finance apvieno dažādus Business Central finanšu funkcionalitātes papildinājumus. Viens no intervijā izceltajiem piemēriem ir iespēja pievienot komentārus atvērtiem ierakstiem.

Kāpēc tas ir svarīgi?

Mēneša beigās, pārskatot atlikumus vai finanšu pārskatus, var rasties jautājums par konkrētu atvērtu ierakstu. Ja informācija par situāciju glabājas e-pastā, piezīmēs vai tikai konkrēta darbinieka atmiņā, finanšu komandai atkal jāmeklē atbilde.

Ja komentāru iespējams saglabāt pie paša ieraksta Business Central, konteksts paliek turpat, kur finanšu informācija.

Intervijā tika norādīts arī, ka Continia Finance Essentials pamata funkcionalitāte ir pieejama bez maksas, savukārt risinājumam ir arī abonējami moduļi.

4. Document Output: automatizēta dokumentu nosūtīšana

Manuāls darbs nebeidzas brīdī, kad dokuments ir iegrāmatots.

Uzņēmumiem regulāri jānosūta klientiem rēķini, atgādinājumi, maksājumu informācija un citi dokumenti.

Continia Document Output darbojas kā dokumentu izplatīšanas risinājums Business Central vidē.

Viens no intervijā apskatītajiem piemēriem ir darbs ar kavētiem klientu maksājumiem. Ja klientam ir vairāki neapmaksāti rēķini, finanšu darbiniekam nav katrs no tiem manuāli jāmeklē un jāpievieno atgādinājuma e-pastam. Document Output var nosūtīt atgādinājumu un automātiski pievienot atvērtos rēķinus. Tas ir labs piemērs tam, kā automatizācija noņem nevis vienu lielu darbu, bet virkni mazu darbību, kas ikdienā atkārtojas atkal un atkal.

Kāpēc integrācija ar Business Central ir būtiska?

Finanšu procesu automatizācijā svarīgs ir ne tikai atsevišķā rīka funkciju skaits. Tikpat svarīgs ir jautājums: kur atradīsies dati un kā jaunais risinājums iekļausies esošajā darbā?

Intervijā Continia uzsvēra, ka tās risinājumi ir veidoti darbam Business Central vidē. Tas nozīmē, ka finanšu komandai nav jāveido pilnīgi atsevišķa darba vide katram procesam. Arī no lietotāja perspektīvas tas ir būtiski. Ja darbinieks jau pārzina Business Central, jaunie procesi tiek pievienoti pazīstamai darba videi.

Business Central mākoņvides gadījumā Continia risinājumus iespējams izmēģināt arī 30 dienu bezmaksas testa periodā, pirms pieņemt lēmumu par turpmāku izmantošanu.

Automatizācija nav mērķis. Mērķis ir atbrīvot laiku vērtīgākam darbam

Finanšu procesu automatizācijas vērtība nav tikai ātrāk paveikts darbs. Ieguvums rodas tad, kad finanšu komandai vairs nav jātērē laiks datu pārrakstīšanai, čeku meklēšanai, dokumentu pārsūtīšanai un citām atkārtotām darbībām.

Ja sistēma var nolasīt, pārbaudīt, novirzīt apstiprināšanai, saglabāt un nosūtīt, cilvēkam vairs nav manuāli jāiesaistās katrā procesa solī.

Intervijā Continia pārstāve minēja klientu pieredzi, kur automatizācija ļāvusi samazināt manuālā darba apjomu pat par 70%. Un tieši te ir svarīgākais jautājums: kam finanšu komanda varētu veltīt šo atgūto laiku?

Ar ko sākt finanšu procesu automatizāciju?

Nav jāsāk ar tehnoloģiju vai konkrēta risinājuma izvēli. Sāciet ar savas finanšu komandas ikdienu. Pajautājiet:

• Kur dati joprojām tiek ievadīti manuāli?
• Par kuriem dokumentiem regulāri jāatgādina kolēģiem?
• Kuros procesos visbiežāk rodas kļūdas?
• Kur informācija jāmeklē vairākās vietās?
• Kuras darbības atkārtojas katru dienu, nedēļu vai mēnesi?

Tieši šie procesi ir pirmie kandidāti automatizācijai.

Ja uzņēmums jau izmanto Microsoft Dynamics 365 Business Central, nākamais solis ne vienmēr ir jauna ERP sistēma. Iespējams, lielāku efektivitāti var iegūt, paplašinot jau esošo Business Central vidi ar integrētiem risinājumiem konkrētu finanšu procesu automatizācijai.

Cik daudz manuāla darba vēl palicis jūsu Business Central?

Rēķinu ievadīšana, saskaņošana, čeku apkopošana, izdevumu administrēšana, maksājumu atgādinājumi. Ja finanšu komanda joprojām regulāri veic šos darbus manuāli, ir vērts noskaidrot, kurus no tiem iespējams nodot sistēmai.

Nav jāautomatizē viss uzreiz. Atrodiet vienu procesu, kas šobrīd aizņem nesamērīgi daudz laika. Iespējams, tieši tur slēpjas ātrākais ieguvums no Business Central, kuru vēl neizmantojat.