Personāla vadības digitalizācija: kā pārvaldīt darba laika uzskaiti, prombūtnes un darbinieku informāciju

Personāla vadība daudzos uzņēmumos joprojām ir cieši saistīta ar manuāliem procesiem: pieteikumiem papīra veidlapu formātā, Excel failiem, e-pastu ķēdēm un sadrumstalotu informāciju. Tajā pašā laikā Latvijas uzņēmumos joprojām starp biežāk veiktajām HR funkcijām dominē personāla plānošana, administrēšana un lietvedība, bet modernu tehnoloģiju izmantošana personālvadībā joprojām nav tik izplatīta, kā varētu sagaidīt. Tas nozīmē, ka digitalizācijai šajā jomā vēl ir ļoti liels izaugsmes potenciāls.

Tieši tāpēc arvien aktuālāks kļūst jautājums: kā sakārtot personāla procesus tā, lai tie būtu pārskatāmi, ātri, droši un ērti gan darbiniekiem, gan vadītājiem, gan HR speciālistiem? ELVA izstrādātais personāla pašapkalpošanās portāls Panorama 365 ir radīts tieši šim mērķim – lai vienuviet pārvaldītu darbinieku datus, prombūtnes, pieteikumus, darba laika uzskaiti, maiņu plānus, paziņojumus un organizācijas struktūru. Portāls var tikt integrēts ar ERP risinājumu, taču var darboties arī kā autonoms risinājums.

Kāpēc personāla procesu digitalizācija uzņēmumiem kļūst tik svarīga?

Digitalizācijas ieguvums HR jomā nav tikai ērtība. Tā ir iespēja samazināt administratīvo slogu, uzlabot datu precizitāti, paātrināt informācijas apriti un iegūt labāku pārskatu par to, kas notiek uzņēmumā. Biežākie laika zagļi personāla vadībā: papīra veidlapas, manuālu informācijas pārbaudīšanu, vairākus savstarpēji nesaistītus Excel failus un informācijas nodošanu pa dažādiem kanāliem. Ja uzņēmumā šie simptomi ir pazīstami, tas ir labs signāls, ka laiks skatīties digitāla personāla risinājuma virzienā.

Darbinieku portāls kā centrālais punkts HR procesu pārvaldībā

Darbinieku pašapkalpošanās portāls ir daudz vairāk nekā tikai vieta, kur darbinieks piesaka atvaļinājumu. Tas kļūst par centrālu darba vidi, kurā pieejama informācija par darbinieku, viņa grafiku, nostrādātajām stundām, atvaļinājuma uzkrājumu, tiešo vadītāju, kolēģu kontaktiem, kā arī uzņēmuma jaunumiem un aktualitātēm. Tas ļauj samazināt atkarību no personāla nodaļas ikdienas jautājumos un vienlaikus palielina datu pieejamību tiem, kam tā nepieciešama. 

Panorama 365 šajā ziņā apvieno vairākas būtiskas funkcijas vienotā vidē: darbinieks var redzēt savus datus, pieteikt prombūtni, sekot statusiem, saņemt paziņojumus, skatīt maiņu plānu un orientēties uzņēmuma organizācijas struktūrā. Vadība savukārt iegūst pārskatāmību par darbinieku resursiem, prombūtnēm, apstiprināšanas plūsmām un informācijas apriti.

Darba laika uzskaite – viens no svarīgākajiem digitalizācijas procesiem

Latvijas Darba likums paredz, ka darba devējam ir pienākums precīzi uzskaitīt katra darbinieka nostrādātās stundas kopumā, kā arī atsevišķi virsstundas, nakts darbu, darbu nedēļas atpūtas laikā, svētku dienās un dīkstāves laiku. Darbiniekam savukārt ir tiesības pārbaudīt, kādā veidā šī uzskaite tiek veikta. Tieši tāpēc darba laika uzskaite vairs nav tikai “iekšējs Excel fails”. Tai jābūt pārskatāmai, objektīvai un praktiski izmantojamai algu aprēķinam, resursu plānošanai un lēmumu pieņemšanai. 

Kā Panorama 365 palīdz ar darba laika uzskaiti un maiņu plānošanu?

Panorama 365 darba laika uzskaites sadaļa aptver ne tikai faktiski nostrādāto stundu fiksēšanu, bet arī maiņu plānošanu, apziņošanu, apstiprināšanu un datu nodošanu tālāk algu aprēķinam. Tas ir īpaši vērtīgi uzņēmumiem, kuros daļa darbinieku strādā standarta darba laiku, bet citi – pēc maiņu grafika. Šādā situācijā nepieciešama ne tikai uzskaite, bet arī iespēja veidot, koriģēt un apstiprināt grafikus, kā arī pārskatīt atšķirības starp plānu un faktisko laika uzskaiti.

Prombūtņu pārvaldība bez papīra un e-pastu haosa

Otrs ļoti būtisks digitalizācijas bloks ir prombūtņu pārvaldība. Atvaļinājuma pieteikšana, slimības lapas, komandējumi, papildu atvaļinājumi vai citi pieteikumu veidi daudziem uzņēmumiem joprojām rada nevajadzīgu birokrātiju. Tajā pašā laikā tie ir procesi, kurus darbinieki vēlas veikt ātri un tiem ērtā laikā – ne tikai darba dienā, bet bieži arī vakarā vai brīvdienās. 

Panorama 365 prombūtņu sadaļā darbinieks var redzēt savus pieteiktos atvaļinājumus, sekot statusam, skatīt uzkrāto atvaļinājumu un izvēlēties sev nepieciešamo prombūtnes veidu. Uzņēmums savukārt var definēt papildu laukus, failu pievienošanu, dažādas apstiprināšanas plūsmas un lomu piekļuves. Šāda pieeja vienlaikus atvieglo procesu darbiniekam un uzlabo kontroli vadītājiem un HR speciālistiem.

Darbinieku dati vienuviet – aktuālāka informācija un mazāk kļūdu

Viens no fundamentālajiem ieguvumiem digitālā personāla portālā ir centralizēta darbinieku datu pārvaldība. Ja informācija par kontaktinformāciju, amatu, tiešo vadītāju, darba stāžu, darba grafiku, uzkrātajām dienām un saziņas kanāliem ir pieejama vienuviet, samazinās gan kļūdu risks, gan nepieciešamība atkārtoti prasīt vienu un to pašu informāciju. 

Turklāt tas ir īpaši nozīmīgi jauno darbinieku pieredzei. Ja cilvēks vienuviet var atrast sava vadītāja kontaktus, kolēģu informāciju, savu grafiku, maiņu plānu un uzņēmuma struktūru, orientēšanās pirmajās darba dienās kļūst daudz vieglāka. Šāda funkcionalitāte darbinieku portālu kategorijā ir vērtīga ne tikai HR nodaļai, bet visai organizācijai.

Paziņojumi, jaunumi un iekšējā komunikācija vienotā lietotnē

Digitāla personāla vide ir svarīga arī iekšējai komunikācijai. Daudzos uzņēmumos būtiska problēma nav tikai datu ievade, bet arī tas, kā ātri informēt darbiniekus par jaunumiem, izmaiņām, pasākumiem, instrukcijām vai svarīgām darbībām. Panorama 365 sākumlapa ļauj publicēt plakātus, tekstuālus jaunumus un informatīvus paziņojumus, savukārt paši e-pasta paziņojumi ir konfigurējami atbilstoši uzņēmuma vajadzībām.

Šis ir īpaši vērtīgi uzņēmumos ar dažādiem darba režīmiem, vairākām struktūrvienībām vai darbiniekiem, kas ne vienmēr strādā pie datora. Automatizēta apziņošana par prombūtnēm, maiņu plāna apstiprināšanu vai citiem procesiem palīdz saglabāt ātru saziņu bez papildus manuāla darba. 

Organizācijas struktūra un kolēģu kontakti kā praktisks ieguvums ikdienā

Bieži par personāla digitalizāciju domā tikai kā par iesniegumu vai algu procesu automatizāciju, taču ļoti praktiska vērtība ir arī pieejamai organizācijas struktūrai un kolēģu kontaktinformācijai. Panorama 365 ļauj ērti pārskatīt komandu struktūru, redzēt, kurš kurā vietā uzņēmumā strādā, kas ir tiešais vadītājs un kā ar cilvēkiem sazināties. 

Tas ir īpaši noderīgi lielākās organizācijās, grupas uzņēmumos vai vidēs ar biežām strukturālām izmaiņām, kur manuāli uzturēts organizācijas koks ātri noveco. Ja dati tiek sinhronizēti ar ERP vai citu pamatsistēmu, struktūra atjaunojas automātiski un samazinās manuālo kļūdu iespējas.

Anketēšana un atgriezeniskā saite bez papildu rīkiem

Vēl viena arvien nozīmīgāka personāla pārvaldības daļa ir anketēšana un darbinieku atgriezeniskās saites iegūšana. Ja uzņēmumam jau ir vide, kur notiek prombūtņu pārvaldība, darba laika uzskaite un dokumentu aprite, loģisks nākamais solis ir arī anketēšanas integrēšana tajā pašā rīkā. Panorama 365 ļauj sagatavot anketas, nosūtīt tās aizpildīšanai, saglabāt atbildes un redzēt iegūtos datus pārskatāmā formā. Šāda pieeja palīdz izvairīties no sadrumstalotiem rīkiem un nodrošina, ka vēsturiskie dati par darbinieku aptaujām nepazūd kopā ar kāda konkrēta darbinieka atbildību par procesu. 

Integrācija ar ERP – vai portālam obligāti jābūt pieslēgtam sistēmai?

Viens no jautājumiem, kas uzņēmumiem rodas visbiežāk, ir: vai personāla portāls ir jāintegrē ar ERP vai to var izmantot atsevišķi? ELVA skaidro, ka Panorama 365 paredz datu apmaiņu ar ERP sistēmu (maziem un vidējiem uzņēmumiem Dynamics 365 Business Central un lieliem – Dynamics 365 Finance un Supply Chain Management), taču portālu iespējams lietot arī kā autonomu risinājumu. Tas ir svarīgi uzņēmumiem, kuri vēlas sākt ar konkrētu personāla procesu sakārtošanu un tikai pēc tam virzīties uz dziļāku integrāciju.

Savukārt situācijā, kad uzņēmums jau izmanto Business Central vai citu finanšu/personāla pamatsistēmu, integrācija dod vēl lielāku vērtību: uzskaites dati nav jāievada atkārtoti, apstiprinātie pieteikumi var nonākt tālāk algu aprēķinā, un vadība iegūst vienotu skatu uz personāla un finanšu informāciju.

Autentifikācija un drošība – būtiska prasība mūsdienu personāla risinājumiem

Personāla datos glabājas sensitīva informācija, tāpēc droša piekļuve ir kritiski svarīga. Panorama 365 atbalsta autentifikāciju ar Microsoft identitātes risinājumiem, kā arī lietotājvārdu un paroli, savukārt piekļuves tiesības iespējams definēt pēc lomām. Tas ļauj uzņēmumam noteikt, ko redz darbinieks, ko redz vadītājs un ko redz HR speciālists. Šis aspekts ir īpaši būtisks ne tikai datu aizsardzības dēļ, bet arī tāpēc, lai uzņēmums varētu droši digitalizēt sensitīvus procesus – algu informāciju, personas datus, atvaļinājumu uzkrājumus un darba laika ierakstus.

Raksta autore: Anete Švalbe, ELVA veidotā personāla pašapkalpošanās portāla Panorama 365 projektu vadītāja