Dokumentu meklēšana nedrīkst aizņemt vairāk laika nekā darbs ar pašu dokumentu. Tomēr daudzos uzņēmumos līgumi, instrukcijas, personāla dokumenti, projektu faili un cita svarīga informācija joprojām glabājas dažādās mapēs, koplietojamajos serveros un e-pastu pielikumos. 

Kāpēc dokumentu pārvaldība uzņēmumā aizņem vairāk laika nekā tai vajadzētu? Vidēji darbinieki gandrīz piekto daļu darba laika pavada, meklējot informāciju un dokumentus. Tas ir aptuveni viena darba diena nedēļā, kas netiek veltīta klientiem, projektiem vai uzņēmuma attīstībai.

Sākumā esošā sistēma šķiet ērta. Taču, uzņēmumam augot, pieaug arī dokumentu apjoms, un līdz ar to rodas problēmas: nav skaidrs, kura dokumenta versija ir aktuālā, dokumentu saskaņošana aizņem pārāk daudz laika, darbinieki nevar atrast nepieciešamo informāciju, bet piekļuves tiesību pārvaldība kļūst arvien sarežģītāka.

Tieši tādēļ arvien vairāk uzņēmumu izvēlas dokumentu pārvaldību veidot centralizētā vidē, izmantojot Microsoft SharePoint.

Kas notiek uzņēmumā, ja dokumentu pārvaldība nav sakārtota?

Dokumentu haoss reti rodas vienā dienā. Tas veidojas pakāpeniski. Ja dokumenti glabājas dažādās vietās, darbinieki sāk veidot savas mapes, saglabāt failus datoros vai pārsūtīt tos e-pastos. Rezultātā uzņēmumā vienlaikus var pastāvēt vairākas viena dokumenta versijas, un neviens nav pārliecināts, kura no tām ir pareizā.

Laika gaitā tas ietekmē ne tikai efektivitāti, bet arī lēmumu pieņemšanu. Vadītājiem nepieciešamā informācija nav pieejama vienuviet, darbinieki velta laiku meklēšanai, bet svarīgu dokumentu aprite kļūst grūti izsekojama.

Kas ir sakārtota dokumentu pārvaldība uzņēmumā ar SharePoint?

Microsoft SharePoint ir dokumentu pārvaldības un sadarbības platforma, kas ļauj uzņēmumam izveidot vienotu informācijas vidi.

Praktiski tas nozīmē, ka dokumenti, instrukcijas, jaunumi, procesu apraksti, atskaites un cita uzņēmuma informācija vairs neatrodas dažādās vietās, bet ir pieejama vienotā platformā.

Papildus dokumentu glabāšanai SharePoint ļauj pārvaldīt piekļuves tiesības, sekot dokumentu versijām, veidot dokumentu saskaņošanas procesus un integrēt citus Microsoft rīkus, piemēram, Teams, Power BI, Planner vai Forms.