Ja dokumentu meklēšana uzņēmumā aizņem vairāk laika nekā to sagatavošana, tā vairs nav tikai neērtība – tā ir izmaksu pozīcija. Līgumi, rēķini, projektu dokumentācija, personāla faili, iekšējās instrukcijas – lielākā daļa uzņēmumu jau strādā ar digitāliem dokumentiem. Taču digitāls nenozīmē sakārtots.

Dokumenti bieži glabājas e-pastos, darbinieku datoros, Teams čatos un dažādās mapēs bez vienotas loģikas. Tieši šeit aktuāla kļūst dokumentu vadības sistēma – nevis tikai vieta failu uzglabāšanai, bet strukturēta vide dokumentu pārvaldībai. Viens no risinājumiem – dokumentu vadības sistēma SharePoint. 

ELVA pieredzē visbiežāk sastopamā problēma uzņēmumos ir dokumentu sadrumstalotība – dokumenti glabājas dažādās vietās, bez vienotas struktūras un piekļuves politikas. Ieviešot SharePoint kā dokumentu vadības sistēmu, uzņēmumi iegūst centralizētu vidi, skaidru struktūru un pārskatāmu dokumentu apriti.

Kāpēc ar mapēm vien nepietiek dokumentu pārvaldībai?

Daudzi uzņēmumi uzskata, ka pietiek ar labi sakārtotu mapju struktūru serverī. Sākumā tas var šķist pietiekami. Taču praksē parādās problēmas: vienam dokumentam loģiski būtu jāatrodas vairākās vietās, nav skaidrs, kura versija ir aktuālā, piekļuves tiek piešķirtas haotiski, dokumenti tiek lejupielādēti un pārveidoti ārpus sistēmas un uzņēmuma.

Mape pati par sevi nav dokumentu vadības sistēma. Tā ir tikai glabāšanas vieta. Dokumentu pārvaldība sākas tur, kur ir: vienota struktūra, metadati jeb strukturēta klasifikācija, pastāv versiju kontrole, piekļuves politika un atbildība par kārtību.

Dokumentu vadības sistēma ar SharePoint – kā tas strādā praksē?

SharePoint kā dokumentu pārvaldības risinājumu visā pasaulē izmanto vairāk nekā 200 miljoni cilvēku. Saskaņā ar Gartner Peer Insights publiski pieejamajām atsauksmēm SharePoint 2025. un 2026. gadā tiek aktīvi lietots un augsti vērtēts kā dokumentu pārvaldības un sadarbības platforma, ko reāli izmanto uzņēmumu IT un biznesa komandas visā pasaulē kā daļu no Microsoft 365 vides.

SharePoint nav tikai mapju struktūra mākonī. Tā ir platforma, kas ļauj centralizēti glabāt dokumentus (dokumentu bibliotēkas), piešķirt precīzas piekļuves tiesības, strādāt vienlaicīgi vienā dokumentā, sekot līdzi versijām un izmaiņām, nodrošināt auditējamu darbību vēsturi.

Platformu iespējams pielāgot zīmola vadlīnijām un uzņēmuma vajadzībām, tajā iespējams apkopot gan uzņēmuma jaunumus, dokumentu sagataves, šablonus, iekšējās kārtības noteikumus, ātrās saistes uz BI vai CRM atskaitēm, uzņēmuma mājaslapu vai sociālo tīklu kontiem. SharePoint piedāvā teju neierobežotas iespējas uzlabot darbinieku spēju ātri atrast vajadzīgo informāciju.

Kā dokumentu vadības sistēma SharePoint savienojas ar CRM, ERP un citiem risinājumiem?

SharePoint nav izolēta dokumentu krātuve – tā ir platforma, kas savienojas ar uzņēmuma IT ekosistēmu. Protams, tā dabiski savienojas ar Microsoft risinājumiem, piemēram, Power BI (atskaites un datu vizualizācija), Microsoft Fabric (datu analītika un centralizēta datu pārvaldība), kā arī ar CRM sistēmu Dynamics 365 Sales, kur klientu vai projektu dokumenti var automātiski tikt sasaistīti ar konkrētiem ierakstiem. Taču integrācijas neaprobežojas tikai ar Microsoft produktiem.

Izmantojot API savienojumus, Power Platform, starpsistēmu integrācijas rīkus vai pielāgotus izstrādes risinājumus, SharePoint var tikt savienots arī ar citām uzņēmumam svarīgām sistēmām – ERP, grāmatvedības programmām, personāla vadības sistēmām un nozares specifiskiem risinājumiem. Tas ļauj dokumentiem automātiski pārvietoties starp sistēmām, samazināt manuālu darbu un nodrošināt, ka informācija vienmēr atrodas tur, kur tā nepieciešama.