Dokumentu pārvaldība ar
SharePoint: no mapēm līdz
inteliģentai struktūrai

Numurēta mapju struktūra pati par sevi nerada būtiskus ieguvumus vai riskus. Skaitļi palīdz kontrolēt mapju secību, jo sistēma tās kārto noteiktā alfabētiskā un numeriskā kārtībā. Funkcionāli tas būtiski neietekmē SharePoint darbību.

Ieteicams neveidot pārāk dziļas mapju struktūras, jo, sinhronizējot failus uz datoru, pastāv ceļa garuma ierobežojumi. Metadatu pieeja bieži ir elastīgāka un ilgtspējīgāka.

Metadatus, pēc kuriem paredzēts filtrēt dokumentus, ieteicams padarīt obligātus. Jāseko līdzi, lai lietotāji tos korekti aizpilda.

Universālas atbildes nav. Ja visiem ir vienādas piekļuves tiesības, var izmantot vienu bibliotēku. Ja nodaļām ir atšķirīgas tiesības, labāk veidot atsevišķas bibliotēkas vai vietnes. Ļoti lielās bibliotēkās indeksācija var būt lēnāka. Praktisks risinājums – atsevišķas vietnes nodaļām un viena kopīga vietne koplietojamiem dokumentiem.

Piekļuves jāpiešķir tikai tiem, kam tās nepieciešamas. Ieteicams izmantot grupas, nevis individuālus lietotājus – darbinieku maiņas gadījumā pietiek ar lietotāja pievienošanu vai noņemšanu no grupas.

Nē. Pirms disku pārvietošanas uz mākoni jāizvērtē, kādi tie ir dati un kas ar tiem strādā. Struktūra jāveido atbilstoši lietošanas loģikai.

Lietotājus var grupēt pēc nodaļām, amatiem vai citiem kritērijiem. Iespējams izmantot dinamiskās grupas. Grupām piešķir piekļuvi resursiem.

Lietotājs tiek pievienots grupai, bet aiziešanas gadījumā konts tiek deaktivizēts, un piekļuve automātiski tiek pārtraukta.

Tas nav obligāti. Ja esošajā sistēmā jau ir kārtība, to var pārcelt. Tomēr revīzija palīdz optimizēt struktūru.

Nevajadzētu pilnībā mainīt esošo kārtību. Daļu struktūras ieteicams saglabāt, lai lietotājiem būtu ierasta vide.

Failus ieteicams sadalīt vairākās bibliotēkās. Nav nepieciešams sinhronizēt visus failus uz datoru. Jāievieš arhivēšanas principi.

Katra uzņēmuma struktūra ir unikāla un balstās uz tā procesiem. Nav ieteicams veidot tukšas mapju struktūras bez reālas nepieciešamības.

Oficiālā dokumentācija pieejama Microsoft Learn platformā, kur aprakstīta administrēšana, drošība, migrācija un arhitektūra.

SharePoint izmanto šifrēšanu pārsūtīšanas laikā (TLS) un šifrēšanu glabāšanā. Microsoft datu centri atbilst starptautiskiem drošības standartiem. Drošības līmenis ir augsts.

Ļoti zems. Dati tiek glabāti atbilstoši ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 standartiem. Organizācijai pašai jāievieš atbilstošas:

• piekļuves politikas;
• datu klasifikācija;
• retention politikas;
• auditēšana.

Lielākie riski rodas no nepareizi konfigurētām piekļuves tiesībām vai lietotāju kļūdām, nevis no pašas sistēmas.

Microsoft nodrošina infrastruktūru. Eiropas klientu dati tiek glabāti ES datu centros.

Ir pieejami aizsardzības un brīdināšanas mehānismi, taču neviena sistēma nav 100% droša.

Failus nepieciešams atjaunot no versiju vēstures vai rezerves kopijām.

Tās ir atšķirīgas funkcijas. Sync nozīmē failu sinhronizāciju uz datoru. Shortcuts ļauj piekļūt failiem tiešsaistē. Drošība atkarīga no lietošanas scenārija.

Jāizmanto grupas, nevis individuālas piekļuves. Sensitīvām nodaļām jāveido atsevišķas vietnes. Dokumentus var marķēt ar Sensitivity Labels.

Izmantojot Sensitivity Labels un piekļuves politikas, var ierobežot dokumentu koplietošanu ārpus organizācijas.

Izveido atsevišķu vietni vai bibliotēku un definē precīzas piekļuves tiesības.

Microsoft nodrošina iebūvētas aizsardzības iespējas. Ja nepieciešama papildu drošība vai ilgtermiņa rezerves kopijas, jāizmanto trešo pušu risinājumi.

SharePoint nodrošina iebūvētas dokumentu apstiprināšanas iespējas.

Iespējams veidot secīgas vai paralēlas apstiprināšanas plūsmas.

Jāizveido saraksts ar līgumiem un termiņiem, un jāizveido automatizēta plūsma, kas paziņo par termiņa tuvošanos.

Izmantojot metadatus, kuros norāda dokumenta statusu.

Jā, ar Power Automate iespējams kopēt dokumentus starp bibliotēkām.

Metadatus padarīt par obligātiem, ja produkts tiks izmantots, plūsmas strādās.

Jā, iespējams izveidot automatizētu plūsmu, kas saglabā pielikumus.

E-pastus nepārsuta uz SharePoint, SharePoint var dot tiesības piekļūt jūsu vēstulēm. Drošība ir augsta, kā visiem Microsoft risinājumiem.

AI iespējams izmantot datu analīzei un atbilžu sniegšanai, balstoties uz organizācijas datiem.

Ieteicams izveidot atsevišķu vietni vai bibliotēku ar ierobežotām piekļuves tiesībām un pārcelt tur vecos dokumentus.

Jā, SharePoint spēj meklēt dokumentu saturā (Word, Excel, PDF u.c.).

Nē, pamata meklēšana pieejama bez Copilot. Copilot nepieciešama licence, ja vēlas AI balstītas analīzes iespējas.

Jā, iespējams izveidot risinājumu, kas meklē dokumentos pēc nosaukuma vai satura.

Jā, ir company-wide risinājums: var izveidot Organization Assets Library SharePointā un tajā glabāt Office templates (un atsevišķi arī attēlus/logotipus). Tad lietotāji veidnes var ērti atrast kā “organizācijas” resursus, veidojot dokumentus.

Google Drive ir atsevišķa platforma. Iespējama failu migrācija uz SharePoint.

Jā, daudzas sistēmas izmanto SharePoint kā dokumentu glabāšanas bāzi. SharePoint savienojas ar uzņēmuma sistēmām neierobežoti.

Gatava standarta risinājuma nav.

Jā, SharePoint eSignature atbalsta arī PDF dokumentus.

Šobrīd publiski konkrēts termiņš nav noteikts.

Bez konkrētā faila un konfigurācijas analīzes precīzu iemeslu noteikt nav iespējams.

Nepieciešama regulāra uzraudzība un lietotāju apmācība.

Jāieceļ biznesa puses atbildīgā persona, kas nosaka kārtību. IT administrators realizē tehnisko pusi.

Tas atkarīgs no projekta apjoma un sarežģītības. Mazus risinājumus var ieviest dažu stundu laikā, lielākus – pakāpeniski. Tas vairāk atkarīgs no prasībām nekā no uzņēmuma lieluma.

Jā, nepieciešama Microsoft 365 licence, kas iekļauj SharePoint (piem., Business Basic, Standard, Premium) – izmaksas. SharePoint Online ir iekļauts Microsoft 365 (Office 365) komplektācijā, ja iegādājas jebkuru plānu ar Teams un citām M365 pamatfunkcijām. Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium. Produkts kas nodrošina vairāku kolēģu strādāšanu ar vienu MS dokumentu saucas SharePoint.

Microsoft Learn platformā: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/

Nepieciešama Microsoft 365 licence ar Teams, interneta pieslēgums un atbilstošs tehniskais nodrošinājums (dators, kamera, mikrofons).