Video pieejams arī YouTube platformā – spied ŠEIT.

Personālvadības digitalizācija spēj nozīmīgi atvieglot darbu personāla nodaļas darbiniekiem un algu grāmatvežiem. Ir gudrāks un efektīvāks veids, kā organizēt sava uzņēmuma darbinieku darba grafiku, uzdevumus, veikt aptaujas, nodot svarīgu informāciju, apstiprināt pieteikumus un dažādus iesniegumus, analizēt ar darbu saistītus lielumus, kā arī optimizēt algu aprēķinus, lai tie ir korekti un vienmēr laikā.

Noskaties vebināra ierakstu un noskaidro, kādas ir digitālo risinājumu priekšrocības, kas būtiski veicina darba produktivitāti uzņēmumā kopumā.

Aplūkotie temati

Mūsdienīga personāla vadība:
  • Kāda tā ir?
  • Kāda loma tajā ir digitālajai kultūrai?
  • Ko labu spēj panākt digitālo risinājumu iekļaušana ikdienas darbā?
Iekšējā komunikācija organizācijā attālināta darba režīmā:
  • Kā strādāt efektīvi un attālināti?
  • Ko saka jaunākie pētījumi par darbinieku tendenci izvēlēties veidu, kā strādāt?
  • Kā uzņēmuma vadība var nodrošināt darbinieku labbūtību un veicināt uz sadarbību vērstu komunikāciju?
Microsoft ekosistēma un tās iespējas veidot visaptverošu un skaidri saprotamu darbu:
  • Kā pārraudzīt visus biznesa procesus efektīvāk?
  • Gudrs risinājums, kas ļauj visiem sistēmas lietotājiem un uzņēmuma nodaļām vienmēr zināt aktuālo par sava biznesa norisēm.
Izaicinājumi, ar ko saskaras personāla vadītājs un algu grāmatvedis attālināta darba apstākļos:
  • Personāla administrēšanas pasākumi, ko var paveikt vienkāršāk.
  • Gudrs risinājums, kas atvieglo darbu personāla vadītājam un algu grāmatvedim.
  • Virkne darbu, kas optimizē grāmatvedības darbu atskaišu izveidē un analītikā.
  • Vērtīgi piemēri no prakses.

Noskaidro, kā Tu savus darba pienākumus vari paveikt gudrāk!

Uzzināt

Atbildes uz vebināra laikā saņemtajiem jautājumiem no lektoriem

Kristīne Āboltiņa – personīgās izaugsmes, biznesa attīstības trenere un vadības konsultante
Kas vislabāk strādā gadījumā, ja darbinieki nevēlas mainīties un iekļaut savu pienākumu veikšanā digitālus risinājumus?

Ir dabīgi, ka cilvēks jebkura veida izmaiņas uztver kā draudu, jo tiek mainīti viņa ieradumi. Tas organizācijas vadībai ir jāapzinās un jāņem vērā, tādēļ jebkurai pārmaiņu vadībai jāsākas ar to, ka tiek palīdzēts darbiniekiem saprast, ka konkrētās pārmaiņas ir viņu vērtīgais ieguvums.

Vai digitālā kultūra komunikāciju starp darba devēju un darba ņēmēju nepadara virspusēju?

Viss ir atkarīgs no organizācijas kultūras un līderiem. Ja vadības zināšanas un prioritātes būs vērstas uz cilvēka vajadzību izpratni, tad digitalizācija nebūs kā drauds, bet gan kā palīgs darbu veikšanā.

Kas ir visbiežāk sastopamās grūtības, ar ko jāsaskaras darba devējam vai personāla vadītājam, ieviešot kādu risinājumu? 

Pretestība un nevēlēšanās mainīties. Ir nepieciešams nodrošināt drošības sajūtu darbiniekos, aktualizējot gan darbinieka, gan organizācijas ieguvumu no izmaiņām.

Ilze Ogle – SEB bankas Personāla pārvaldes vadītāja
Kādi ir praksē biežāk izmantotie paņēmieni darbinieku komunikācijas uzlabošanai?

Svarīgi ir uzturēt komunikāciju un informācijas apmaiņu ar dažādu kanālu palīdzību, vienojoties par laiku, kad darbinieks ir sasniedzams, respektējot viņa vēlmes.

Kas ir galvenās 3 lietas, kas jānodrošina darba devējam, lai attālināts darbs nebūtu šķērslis darba attiecībām?

Vienojoties par iespējām atrast līdzsvaru starp darbu no mājām un darbu birojā; izveidojot vadlīnijas, kad ieteicams strādāt no biroja, bet kuri darbi var tikt veikti no mājām; nodrošinot darbiniekam ērtu komunikāciju ar vadību un kolēģiem.

Ko iesākt, ja darbiniekam neizdodas veiksmīgi strādāt attālināti un sazināties digitālā veidā?

Ja darba izpilde nav vēlamajā līmenī, tad ieteicams tikties ar darbinieku klātienē un izrunāt lietas, kas varētu šo darbu traucēt un kavēt. Būtiski ir palīdzēt plānot dienas darbus un sniegt atbalstu digitālo rīku izmantošanā ikdienas komunikācijā.

Kā darba devējs var nomērīt un kas par to liecina, vai attālināta mijiedarbība pastāv un ir veiksmīga?

Sasniegtie biznesa mērķi, rezultāti un uzdoto uzdevumu izpilde laikā, kā arī darbinieku iesaistes rādītāji, kas parāda vēlmi iesaistīties uzņēmuma iekšējās norisēs.

​Vai ir palielinājusies darbinieku aiziešana pēc savas vēlmes, kad attālināts darbs ir ticis ieviests?

Attālinātais darbs no darba devēja un darbinieka vairāk prasījis spēju pielāgoties un atrast īsto darba stila veidu. Izvēle aiziet no darba ir izteiktāka tieši brīdī, kad attālinātais laiks tiek mainīts uz biroja darbu, mazinot iespēju darbiniekam pašam organizēt savu darba dienu kā ierasts.

Māris Skotelis – ELVA Klientu attīstības vadītājs
Cik lietotāji un nodaļas var izmantot sinhroni vienu sistēmu un redzēt visus aktuālos datus?

Katram risinājumi licencēšana nedaudz atšķiras, kā arī uzņēmums pats nosaka, kurš no darbiniekiem piekļūst konkrētai informācijai. No pieredzes var teikt, ka sistēmu var izmantot visi tie uzņēmuma darbinieki, kuriem tas ir nepieciešams. Tas ir ērti iespējams, pateicoties mākoņpakalpojumam, jo nav jāuztraucas par sistēmas resursiem, ātrdarbību un tās ērto pieejamību.

Mārtiņš Jirgensons – ELVA Integrēto risinājumu nodaļas vadītājs, Personāla pašapkalpošanās risinājuma Panorama 365 izstrādes vadītājs
Cik ātri var ieviest programmu nelielā uzņēmumā?

Ir jāņem ērā uzņēmuma vajadzības, struktūra un spēja kļūt digitālam. 3 mēneši ir optimāls laiks, ietverot apmācības, integrāciju ar uzskaites sistēmu un testēšanu, lai pārliecinātos, vai viss strādā atbilstoši biznesa vajadzībām.

Cik noprotu, ir 2 konkurētspējīgas programmas: MC Dynamics 365 un Visma Horizon, kā arī Panorama 365 un Visma HoP. Kura no programmām ir labāka un ērtāka (lietošanā)?

Būtiski ir saprast, kura no programmām ir vairāk piemērota konkrētā uzņēmuma vajadzībām. Panorama 365 ir ELVA radīts risinājums, kas ir veidots, aptaujājot personāla pārvaldes vadītājus un noskaidrojot viņu vajadzības. Personāla portāls Panorama 365 ir pilnībā integrējams ar Microsoft Dynamics 365 risinājumiem, garantējot augstu kvalitāti, jaudu un jauninājumus, kas ir būtiski darba veikšanai dinamiskos apstākļos.

Nataļja Koroļova – ELVA projektu vadītāja, algu eksperte ar lielu pieredzi IT risinājumu ieviešanā lielākajos Latvijas uzņēmumos.
Kādas tieši atskaites var iegūt no programmas?

Tiek nodrošināts visas valsts atskaites, piemēram, ziņas par darba ņēmējiem, darba devēja ziņojumus par rezidentu, pārskatus par darbu Centrālajai statistikas pārvaldei, un dažādas analītiskas atskaites, kas atspoguļo jebkuru biznesa attīstībai nepieciešamo informāciju.  

Vai programma nodrošina valsts atskaites?

Jā, šī sistēma nodrošina visas valsts atskaites.

Vai ir iespējams veikt jebkuru prombūtņu uzskaiti (lojalitātes, ekstra brīvdienas u.c., kas ir papildus likumā noteiktajām) attēlošanu un uzskaiti?

Jā, tas ir iespējams : apskatīt, kuriem darbiniekiem ir prombūtnes un aplūkot tās, atlasot pēc konkrētiem kritērijiem un noskaidrojot prombūtnes iemeslus. Panorama 365 risinājums ļauj arī kontrolēt nosacījumus darbinieka iespējai pieteikt sev papildus brīvdienas (piemēram, ja darbiniekam ir bērns, sistēma automātiski ļauj atzīmēt darbiniekam nepieciešamo brīvdienu).

Vai sistēma var ģenerēt darba līgumu divās valodās, piemēram, latviešu un angļu?

Jā, sistēma šo iespēju nodrošina, risinājuma izstrādes laikā vienojoties par valodām un mainīgajiem lielumiem, kam jāparādās šajā līgumā. Atbilstoši nepieciešamajiem definējumiem, tiek izveidots Word fails divās valodās – lapas vienā pusē līgums ir sastādīts vienā valodā, bet līdzās otrā pusē – citā izvēlētajā valodā.

Linda Zirne, pārstāve uzņēmumā ESELO, kas ir ELVA klients un izmanto personāla pašapkalpošanās risinājumu Panorama 365
Cik viegli lietotāji var iedzīvoties šajā personāla portālā un saprast, kur, ko meklēt?

Risinājums ir ērti saprotams un parocīgs, nav problēmu atrast nepieciešamo informāciju, pateicoties tā izkārtojumam. Kopumā bija pozitīva reakcija no darbiniekiem, kuri šo risinājumu sāka izmantot ikdienā, jo ātri vien saprata, ka tas ir ērti un pārskatāmi. Panorama 365 ir ļoti veiksmīgi adaptējies mūsu organizācijā kā labs palīgrīks ikdienas administratīvo lietu sakārtošanā.

Kā gados vecāki kolēģi (kuri ar digitālajiem rīkiem ir uz Jūs), pieņēma šādu risinājumu? Vai bija liela pretestība no viņu puses?

Pateicoties risinājuma parocīgumam, nebija nekādu šķēršļu portāla izmantošanai ikdienā. Iesākumā daži kolēģi ieraduma pēc veidoja iesniegumu gan, izmantojot portālu, gan kā ierasts iepriekš, bet pavisam īsā laikā visi deva priekšroku digitālai iespējai un ērtumam organizēt dokumentu iesniegšanu.

Vai es pareizi sapratu, ka ar darba aizsardzību saistītās – instruktāžas, testēšanas –  veicat caur šo rīku?

Pagaidām nav iesviests, bet tiek plānots integrēt šajā personālvadības pašapkalpošanās portālā Panorama 365 šādas darbības: aptauju veikšana, iepazīšanos ar instrukcijām un darba noteikumiem, ļaujot ietaupīt laiku un palīdzot personālvadībai aizstāt manuālus darbus ar viegli veicamām automatizētām darbībām.

Vai ir bijis, ka darbinieki protestē, ka viņu dzimšanas dienas tiek publicētas?

Nekas tāds nav novērots, bet šis digitālais risinājums ļauj “noslēpt” tos lielumus, ko darbinieks nevēlas publiskot, tostarp – dzimšanas dienas datumu.

Cik ātri ieviesāt šo rīku? Cik prasīja laika ziņā- pielāgošana?

Pamata lietas tika ieviestas salīdzinoši īsā laikā, bet, apzinoties risinājuma Panorama 365 plašās priekšrocības, uzņēmums vēl turpina plānot un augt šī portāla ietvaros, ko palīdzēs īstenot ELVA eksperti.

Ja Tu vēlies, lai mēs palīdzētu Tev atvieglot ikdienas darbu izpildi, sazinies ar ELVA ekspertu ŠEIT!