Progresīvi domājoša biznesa datu analītika ar Microsoft Power BI

Kāda ir efektīva analītika?

Bieži vien uzņēmums strādā ar vairākām savstarpēji nesaistītām sistēmām, un katra no tām ir atbildīga par konkrētu procesu. Arī atskaites, ko piedāvā ikdienā izmantotā sistēma, var atbildēt tikai uz tiem jautājumiem, kas saistīti ar tajā veicamajām darbībām. Kur paliek mijiedarbība un plašāks skats uz notiekošo? Korporatīvās komunikācijas eksperti parasti iesaka uz jebkuru problēmu paraudzīties plašāk, apskatot to no dažādiem skatupunktiem, lai pieņemtu pēc iespējas objektīvāku lēmumu, kas palīdz, nevis traucē. Arī par analītiku var teikt līdzīgi – efektīva analītika ir iespējama, ja dati tiek analizēti savstarpējā sasaistē.

Kādēļ atskaišu veidošanas rituālam ir jāmainās?

Pieredze rāda, ka izpratne par atskaišu veidošanas procesu mainās, bet vēljoprojām ir uzņēmumi, kas nepieciešamo informāciju apkopo uz A4 izdrukas, kas pavirši tiek atstāta galda atvilktnē. Gadās, ka pielāgojot kādu atskaiti konkrētai vajadzībai, ar IT spēku iesaistīšanos paiet laiks, iztērēta nauda, un, kamēr tas tiek darīts, atskaite jau ir zaudējusi savu aktualitāti, bet tikmēr biznesam nākas ciest, jo ticis pieņemts kāds nepareizs lēmums vai savlaicīgi nav bijusi iesaistīšanās kādā kritiskā jautājumā. Vislabāk to ilustrēt ar piemēru no dzīves. Tirdzniecības uzņēmumos izmanto gan kasu sistēmu, gan Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM) risinājumu, kas zināms kā klientu attiecību vadītāju darba izpildes panelis, kurā tiek apkopota informācija par klientiem, darījumiem, veicamajiem projektiem u.c. – no šīm divās sistēmām iespējams iegūt konkrētas, savstarpēji nesaistītas atskaites Excel formātā. Lai analizētu kādu problēmu plašāk vai rezultātus ilgākā laika periodā, dati dažkārt tiek it kā salīmēti kopā no vairākām sistēmām, bet, šādi veidojot pārskatus, tiek zaudēts gan laiks, gan informācija ne vienmēr ir precīza, un bieži vien šāda sadrumstalota analītika neatbild uz svarīgākajiem biznesa jautājumiem (nerunājot par faktu, ka manuāla darba dēļ tiek pieļautas kļūdas, pārkopējot datus vai veidojot formulas). Galarezultātā veidojas kļūdas arī lēmumos vai tie tiek veikti pārsteidzīgi, kas noved pie tā, ka biznesam tiek nodarīts pāri, un to nevēlas pieļaut neviens uzņēmējs. Mūsdienu dinamika pieprasa spēcīgu analītiku, kas agrīni ļauj novērst nevēlamo un pieņemt savlaicīgu lēmumu, kas ir adekvāts konkrētā brīža situācijai.

Kā zināt, vai digitāls analītikas risinājums ir biznesam nepieciešams?

Atbildot apstiprinoši uz vismaz vienu no šiem 3 jautājumiem:

1. Vai parasti atskaišu veidošana aizņem daudz laika?
2. Vai gadās, ka manuāli gatavotās atskaites ir neprecīzas?
3. Vai biznesā mēdz būt neatbildēti jautājumi, jo nepietiek resursu padziļinātākai izpētei?

Kāds ir risinājums?

Uzņēmumi izmanto dažādas digitālas datu analītikas iespējas, viena no tām ir Microsoft izstrādātais analītikas risinājums Power BI, ko augsti ir novērtējis arī Gartner (ASV informāciju tehnoloģiju pētījumu uzņēmums). Pieredze rāda, ka Power BI parasti izvēlas uzņēmumi, kas vēlas lielāku datu pārskatu sniegšanas jaudu no neierobežota avotu skaita. Īsāk sakot – Power Bi ir risinājums, kas pārvērš ciparus no vairākām sistēmām konkrētos, skaidros biznesa rādītājos un bez problēmām tiek galā ar liela apjoma datiem. Jebkurš risinājums bez tā lietotājiem nav efektīvs, tādēļ pirms aktīvas risinājuma izmantošanas ikdienas darbā nepieciešams uzskicēt tos jautājumus, ko uzņēmums vēlas saņemt ikdienā, piemēram: kādi ir mani klienti, kurās pozīcijās netiek sasniegts plānotais, kādi ir pārdošanas rādītāji no dažādiem skatupunktiem u.c., respektīvi – jāveido datu modelis, kas ļauj saprast, kāda veida dati un atskaites ir vajadzīgas un no kuriem resursiem tinformācija tiks ņemta. Lai uzstādītu risinājumu, kas palīdz strādāt efektīvāk, ir jādomā faktos un dimensijās. Fakti – darījumus raksturojošie grāmatojumu ieraksti (transakcijas), pamērām – preču grāmatas ieraksti. Dimensijas – vienumi, pēc kā vēlamies datus filtrēt vai grupēt, izmantojot jebkuru lauku no dimensiju tabulas, piemēram: preces, piegādātāji, klientu, klientu valstis, reģioni, veltīs, preces, noliktavas u.c. Šajā jau minētajā datu modelī tiek savienots faktu un dimensiju tabulas, lai varētu izveidot Power BI risinājumu konkrētajam biznesam un tā vajadzībām.

9 galvenie Power BI uzdevumi:

1. sagatavot atskaites īsā laikā neatkarīgi no datu formāta vai izvietojuma (atskaites, kas ietver padziļinātu datu analīzi vadībai, ražošanas vai tirdzniecības nodaļai, noliktavai, mārketingam vai kam specifiskākam)
2. veidot interaktīvas un pārskatāmas vizualizācijas ar “dzīviem” dinamiskiem grafikiem, kas adaptējas konkrētam jautājumam
3. analizēt kopējos biznesa rādītājus, dažādos griezumos, ļaujot iedziļināties detaļās
4. saņemt vajadzīgo informāciju reāllaikā, tostarp brīdinājumus par kritiskajām zonām vai novirzēm no normas
5. apkopot datus no vairāk kā 100 dažādiem avotiem – visu, kas sniedz svarīgu, aktuālu un biznesam vērtīgu informāciju
6. strādāt ar liela apjoma datiem
7. iegūt konsolidētu informāciju, ietverot uzņēmuma filiāles vai citus uzņēmumus
8. pateicoties mākoņpakalpojumam, nodrošināt mobilitāti – aktuālā informācija pieejama ikvienam, kuram ir lietotāja tiesības, neatkarīgi no laika, atrašanās vietas vai izmantotās ierīces (planšete, dators vai viedtālrunis)
9. vienmēr sniegt aktuālo informāciju – datu imports notiek no 8 līdz pat 48 reizēm dienā, skatoties, kādas ir uzņēmuma vajadzības

Izmantojot jebkuru analītikas rīku, noteicējs ir risinājuma lietotājs. Pirms sākt izmantot Power BI ikdienā, sākotnēji gluži kā uz baltas tāfeles ir jāizveido aina, kas ir svarīga tieši konkrētu pienākumu veicējam vai nodaļai, veidojot gada budžetu vai analizējot kampaņu. Saliekot informāciju vienkopus, veidojas informatīvs un interaktīvs panelis ar visu nepieciešamo un ikdienā izmantojamo informāciju, kas ir ērti atrodama, pateicoties Power BI dizainam un ērtajām lietošanas priekšrocībām:

• vienā ekrānā var skatīt datus pa dažādām dimensijām, piemēram, klienti un viņu aktivitāte laika periodā; ejošie un neejošie produkti dažādos laika nogriežņos; transakcijas dažādos periodos; kopējā pārdošana pa gadiem konkrētām precēm, klientiem; plānotais pret reālo; kritumi un izaugsme; cik liela starpība kādā lielumā attiecībā pret kādu periodu u.c. 
• grafiki mainās dinamiski un atbilstoši nepieciešamajiem segmentiem
• atskaišu vide ir vienota – visi darbinieki zina vienu patiesību, un viņiem ir kopīgs skatījums uz biznesa procesiem
• dažādas pielāgošanas iespējas – dati, kas izvietoti grafikos, pīrāgos, līknēs, tabulās, ir pieejami jebkurā vietā un laikā (arī telefonā galvenie KPI rādītāji ir sasniedzami, lai būtu iespējams ātri novērst nevēlamo vai piekļūtu rezultātiem nekavējoties)
• grafikus vai tabulas var kopēt, viegli pārveidot un mainīt skatus
• var izvietot jebkurus datus, kas atrodas kādā citā failā
• risinājums ir interaktīvs – iespējams kopēt, pārveidot, pēc tam izklikšķināt mainīgos lielumus un skatīt datus no dažādiem skatu punktiem
• pieejama meklēšanas iespēja, ja kādu lielumu neizdodas atrast
• var izveidot sev tīkamu noformējumu, piemēram, izveidot nosacījumu krāsām vai izvietojumam
• sagatavoto skatu vai atskaiti var saglabāt un nosūtīt kolēģim, kurš turpinās to izmantot un pārveidot pēc savām vajadzībām
• intuitīvi labi izprotams dizains, kas pasaka priekšā, kur un kas atrodams

Ar kādiem avotiem strādā Power BI?

Power BI ir veidots tā, ka to var pieslēgt visiem biežāk izmantotajiem biznesam datu avotiem, populārākie no tiem:

• Microsoft 365 (Office) programmas Excel dokumenti
• ERP risinājumi (Enterprise Resource Planning/Uzņēmuma Resursu Plānošana), piemēram: Dynamics 365 Finance (AX), SAP, Salesforce
• biznesa pārvaldības risinājumi, piemēram: Microsoft Dynamics Navision, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Azure, Jira
• uzņēmuma datu bāžu rīki, piemēram: MySQL vai failu glabāšanas vietnes, piemēram: OneDrive, Google Drive
• uzņēmuma sociālo tīklu kontu informācija no Facebook, Twitter, Google Analytics/Ads
• personiskās informācijas pārvaldītāji, piemēram: Outlook, Google Gmail un Mailchimp
• dažādu komunikāciju platformas, piemēram: Slack,  Microsoft Forms, Trello
• mājas lapas administrēšanas rīks WordPress un pat dažādas ierīces, ko izmanto ražošanas uzņēmumi, piemēram, caurlaižu sistēma

Kādus biznesa rādītājus iespējams analizēt ar Power BI?

1. Finanšu rādītājus: izdevumi, ieguldījumi, ieņēmumi, peļņa, plānotais un realitāte, naudas plūsmas u.c.
2. Pārdošanas rādītājus: pārdošanas piltuves, pārdevēja darba efektivitāte, klientu aktivitāšu un pārdoto preču detalizēta analīze u.c.
3. Mārketinga rādītājus: atdeve no mārketinga kampaņām, mājas lapas apmeklētība, e-pastu izsūtnes atdeve, rezultāti sociālajos tīklos u.c.
4. Personāla rādītājus: personāla noslodze, atalgojums, izmaksas u.c.
5. Ražošanas rādītājus: ražošanas efektivitāte, noslodze, pašizmaksas, atlikumu analīze u.c.
6. Iepirkuma rādītājus: piegādātāju un iepirkumu efektivitāte, iepirkto preču aprite u.c. 
7. Noliktavas rādītājus: preču aprites ātrums, izejvielu krājumi, noliktavas izmantošana, piegādes ātrums u.c. 
8. Citus rādītājus, kas nepieciešami biznesam – dažādos griezumos un no dažādiem avotiem.

Ar kādām sistēmām Power BI var apvienot?

Pieredze rāda, ka tās visbiežāk ir: Jumis, Visma Horizon, Microsoft Dynamics 365, Directo, Frontu, Norgate, 1C.

Kā ar datu drošību?

Biznesam svarīgie dati tiek pasargāti, jo:

• notiek datu centru uzraudzība visu diennakti
• dati tiek šifrēti un notiek monitorings
• daudzfaktoru autentifikācija
• lietotāju pārvaldība notiek caur aktīvo direktoriju un Firewall
• vadībai iespējams regulēt lietotāju piekļuves tiesības, piemēram, konkrēts speciālists var piekļūt pie konkrēta tipa datiem, kas palīdz tieši viņa darbā, savukārt cita informācija netiek atklāta
• aizsardzība pret datu zudumu, noplūdi, vīrusiem, surogātpastu, ļaunprogrammatūru u.c.
• atbilst Vispārējās datu aizsardzības regulai (GDPR)