Patlaban uzskaites izveide un tās kārtība vairs nav tikai rūpīga prasme ievietot skaitļus atbilstošajās vietās pēc to būtības, lai ikvienam finanšu informācijas lietotājam būtu skaidrs un patiess priekšstats par uzņēmuma finansiālo stāvokli. Mūsdienu ritms un uzņēmumu vajadzības paredz elastīgu nepieciešamo datu iegūšanu un apstrādi, vēlams dažādos griezumos jeb dimensijās. Ar ko sākt un ko mainīt, ja ar esošo finanšu uzskaites un analīzes instrumentu ir par maz?
Kad ar Pivot Table nepietiek
PivotTable ir praktiski ikviena finanšu vadītāja iecienītākais instruments ievērojama datu apjoma analīzei, kas spēj atspoguļot informāciju lietotājam vajadzīgajā griezumā. Taču šāda apstrāde notiek tikai pēc datu ievadīšanas un prasa laiku datu sakārtošanai. To var darīt reizi mēnesī, reizi divās nedēļās, rūpīgi veidojot un uzturot veidnes. Bet, kā rīkoties, ja apstrādātie dati ir nepieciešami daudz biežāk – reizi dienā, vairākas reizes dienā, detalizētākā griezumā un vairākiem informācijas lietotājiem vienlaicīgi?
Detalizācija – papildu darbs vai vērtība?
Iedomāsimies uzņēmumu kontu plānu, kas var būt ļoti garš un detalizēts, kur katru ieņēmumu vai izmaksu kontu sadala sīkāk pēc uzņēmuma struktūrvienībām, struktūrvienību nodaļām, lielākajiem sadarbības partneriem vai pat līgumiem. No vienas puses šāds sadalījums kontu plāna struktūrā ļaus redzēt pat sīkākās detaļas, bet no otras puses – kādam šī detalizācija būs jāuztur, jāatceras kāds ir dalījuma mērķis un kā to izmantot.
Kādi risinājumi jums nāk prātā, domājot par detalizācijas uzturēšanu?
- pielīmētas lapiņas pie monitora, lai “atcerētos”?
- pareizā konta meklēšana garajā sarakstā pie katra grāmatojuma?
- vadības prasības veidot jaunas atskaites citos griezumos?
- kārtējais Excel fails, filtri, Pivot tabulas?
- datu kārtošana, pārkārtošana, grupēšana un sadalīšana?
Tie ir tikai daži punkti lielajā sarakstā, kā to visu varētu uzturēt, ja vien operāciju skaits nav ļoti liels. Tomēr darbinieku laiks ir vērtīgāks. Tāpēc kā optimālāko konkrētās situācijas risinājumu piedāvāju apskatīt noteiktas sistēmas un tās iespēju izmantošanu.
Dimensijas – gudras ERP sistēmas pazīme
Uz finanšu vadītājiem orientētām un gudrām ERP sistēmām obligāti ir jāparedz dimensiju izmantošana. Tās ne vien atvieglos darbu grāmatvežiem, bet arī vadītājiem, ļaujot saņemt atskaites jebkurā nepieciešamajā brīdī un vajadzīgajā griezumā.
Dynamics 365 sistēmas paredz informācijas ievades brīdī piešķirt sistēmas datiem vienu vai vairākas konkrētās pazīmes, kā arī izmantot noklusēto pazīmju piešķiršanu. Šādu pazīmju piešķiršanu sauc par dimensijām, kas caurvij visu sistēmu, ļaujot informācijas lietotājam apstrādātos datus iegūt jebkurā brīdī un atspoguļot datu apkopojumu vairākos griezumos. Piemēram, klienti pa reģioniem un biznesa veidiem konkrētajos periodos. Turklāt dimensijas var uzstādīt automātiski, tādēļ lietotājam, veidojot ierakstus sistēmā, nav jāpavada papildu laiks šādu parametru uzstādīšanai.