dimensijas-solis-tuvak-efektivai-datu-analizei

Patlaban uzskaites izveide un tās kārtība vairs nav tikai rūpīga prasme ievietot skaitļus atbilstošajās vietās pēc to būtības, lai ikvienam finanšu informācijas lietotājam būtu skaidrs un patiess priekšstats par uzņēmuma finansiālo stāvokli. Mūsdienu ritms un uzņēmumu vajadzības paredz elastīgu nepieciešamo datu iegūšanu un apstrādi, vēlams dažādos griezumos jeb dimensijās. Ar ko sākt un ko mainīt, ja ar esošo finanšu uzskaites un analīzes instrumentu ir par maz?

Kad ar Pivot Table nepietiek

PivotTable ir praktiski ikviena finanšu vadītāja iecienītākais instruments ievērojama datu apjoma analīzei, kas spēj atspoguļot informāciju lietotājam vajadzīgajā griezumā. Taču šāda apstrāde notiek tikai pēc datu ievadīšanas un prasa laiku datu sakārtošanai. To var darīt reizi mēnesī, reizi divās nedēļās, rūpīgi veidojot un uzturot veidnes. Bet, kā rīkoties, ja apstrādātie dati ir nepieciešami daudz biežāk – reizi dienā, vairākas reizes dienā, detalizētākā griezumā un vairākiem informācijas lietotājiem vienlaicīgi?

Detalizācija – papildu darbs vai vērtība?

Iedomāsimies uzņēmumu kontu plānu, kas var būt ļoti garš un detalizēts, kur katru ieņēmumu vai izmaksu kontu sadala sīkāk pēc uzņēmuma struktūrvienībām, struktūrvienību nodaļām, lielākajiem sadarbības partneriem vai pat līgumiem. No vienas puses šāds sadalījums kontu plāna struktūrā ļaus redzēt pat sīkākās detaļas, bet no otras puses – kādam šī detalizācija būs jāuztur, jāatceras kāds ir dalījuma mērķis un kā to izmantot.

Kādi risinājumi jums nāk prātā, domājot par detalizācijas uzturēšanu?

  • pielīmētas lapiņas pie monitora, lai “atcerētos”?
  • pareizā konta meklēšana garajā sarakstā pie katra grāmatojuma?
  • vadības prasības veidot jaunas atskaites citos griezumos?
  • kārtējais Excel fails, filtri, Pivot tabulas?
  • datu kārtošana, pārkārtošana, grupēšana un sadalīšana?

Tie ir tikai daži punkti lielajā sarakstā, kā to visu varētu uzturēt, ja vien operāciju skaits nav ļoti liels. Tomēr darbinieku laiks ir vērtīgāks. Tāpēc kā optimālāko konkrētās situācijas risinājumu piedāvāju apskatīt noteiktas sistēmas un tās iespēju izmantošanu.

Dimensijas – gudras ERP sistēmas pazīme

Uz finanšu vadītājiem orientētām un gudrām ERP sistēmām obligāti ir jāparedz dimensiju izmantošana. Tās ne vien atvieglos darbu grāmatvežiem, bet arī vadītājiem, ļaujot saņemt atskaites jebkurā nepieciešamajā brīdī un vajadzīgajā griezumā.

Dynamics 365 sistēmas paredz informācijas ievades brīdī piešķirt sistēmas datiem vienu vai vairākas konkrētās pazīmes, kā arī izmantot noklusēto pazīmju piešķiršanu. Šādu pazīmju piešķiršanu sauc par dimensijām, kas caurvij visu sistēmu, ļaujot informācijas lietotājam apstrādātos datus iegūt jebkurā brīdī un atspoguļot datu apkopojumu vairākos griezumos. Piemēram, klienti pa reģioniem un biznesa veidiem konkrētajos periodos. Turklāt dimensijas var uzstādīt automātiski, tādēļ lietotājam, veidojot ierakstus sistēmā, nav jāpavada papildu laiks šādu parametru uzstādīšanai.

Noskaidro, kā Microsoft Dynamics 365 var palīdzēt Tavam biznesam. Rezervē laiku bezmaksas konsultācijai jau tagad!

Pieteikties

Dimensija un tās vērtība

Dynamics 365 Business Central piedāvā izmantot dimensijas jeb skatu punktus, no kuriem tiks aplūkota finanšu uzskaitē esošā informācija – darbības veidi, reģioni, struktūrvienības, nodaļas, līgumi, projekti un jebkādi citi skatu punkti, kurus lietotājs var definēt pats. Taču tikai ar dimensiju būs par maz. Ir nepieciešamas dimensijas vērtības, kas konkretizē iedalījumu. Piemēram, “Nodaļas” ir dimensija, bet “Administrācija”, “Ražošanas nodaļa”, “Pārdošanas nodaļa” ir tās vērtības.

Tādejādi dimensija un to vērtības piešķir datiem gan skatu punktu, gan skatu punkta struktūru. Turklāt Dynamics 365 Business Central dimensiju kontroles nodrošina:

  • atgādinājumu, ka nedrīkst grāmatot dokumentu bez dimensijas vērtības piešķiršanas;
  •  iespējas pievienot jaunas dimensiju vērtības tiklīdz rodas vajadzība;
  • bloķēt grāmatošanu vecajām vērtībām, piemēram, pabeigtajiem līgumiem;
  • ierobežot, kuras dimensiju kombinācijas nav pieļaujamas.

Dimensiju piesaiste

Dimensijas kopā ar tās vērtībām var tikt piesaistītas klientam, piegādātājam, resursam, darbiniekam, darbam, precei, ikkatram dokumentam, ikkatrai dokumenta rindai vai pat grāmatvedības kontam, kas tiek veidots Dynamics 365 Business Central. Dimensijas un tās vērtības piesaiste nodrošinās, ka jebkura darbība, kas ir saistīta ar konkrēto klientu, atspoguļos šo vienu darbību visos nepieciešamajos griezumos. Piemēram, pārdodot preces klientam, būs iespējams darījumu uzreiz redzēt no vairākiem skatu punktiem – kas veica pārdošanu, kāda projekta vai līguma ietvaros, kādi ir ieņēmumi un izdevumi par konkrēto līgumu vai projektu reģionā Ziemeļeiropa.

Dimensijas un tās vērtības var būt gan kā noklusētās konkrētajam klientam, piegādātājam, resursam, darbiniekam, darbam, precei, gan arī obligāti piešķiramas, kad Dynamics 365 Business Central atgādina lietotājam par uzņēmuma noteikumiem (business rules) – konkrētajam klienta rēķinam obligāti piešķirt kādu no Līgumu dimensijas vērtībām. Dynamics 365 Business Central biznesa resursu pārvaldības sistēma paredz izvēlēties divas globālas un sešas papildus saīsnes dimensijas, kuru ietvaros ir iespējams analizēt datus no izvēlētajiem skatu punktiem.

Būtiski atcerēties: ja esam ievietojuši informāciju ar konkrētām dimensiju vērtībām, taču pēc laika vēlamies izveidot storno grāmatojumu, tad ir svarīgi izvēlēties tādas pašas dimensiju vērtības kā sākotnējā dokumentā.

Ja arī Tu vēlies spert soli tuvāk efektīvai datu analīzei, izmantojot Dynamics 365 Business Central dimensijas, piesakies konsultācijai pie ELVA speciālista

 

Atpakaļ

Dmitrijs Kozlovs

Biznesa risinājumu projektu vadītājs

Plašas zināšanas grāmatvedībā, finanšu pārskatu auditā un vairāk nekā 5 gadu pieredze Dynamics 365 Business Central risinājuma ieviešanas projektu vadībā. Palīdz klientiem atrast īsākos ceļus sarežģītajos finanšu labirintos.