Datu migrācija, ieviešot grāmatvedības vai ERP sistēmu

Datu migrācija ir viens no atslēgas posmiem pārejā uz jaunu grāmatvedības vai uzņēmumu resursu plānošanas (ERP) sistēmu. Šajā rakstā dalīšos savā pieredzē ar Dynamics 365 Business Central (Microsoft Dynamics NAV/Navision) ieviešanas projektiem, visdrīzāk, arī citu sistēmu ieviešanā nākas risināt līdzīgus jautājumus un saskarties ar tādām pašām problēmām vai, kā mūsdienās mēdz teikt – izaicinājumiem. Kā nodrošināt, lai datu migrācija nekļūst par cinīti, kas nogāž visu projekta vezumu? Vispirms, kas ir datu migrācija. Tas ir process datu pārnešanai no vecās sistēmas uz jauno.

Ko migrēt, un ko nemigrēt

Pirmkārt, jautājums par datu migrāciju nav atliekams uz brīdi, kad IT sistēmas palaišana jau ir deguna galā. Par datu migrāciju jādomā pašā projekta sākumā – laikā, kad tiek definētas jaunās sistēmas prasības. Tas ir īstais brīdis, kad pārrunāt ar sistēmas piegādātāju, kurus datus nepieciešams migrēt un kādā veidā tas tiks darīts. Jāsaprot arī, no kurienes un kādā veidā nepieciešamie dati tiks iegūti.

Pārejot uz jaunu sistēmu, nekādi nevarēs iztikt bez pamatdatiem, katalogiem, tādiem kā klientu saraksts, preču katalogs. Obligāti būs nepieciešami arī sākuma atlikumi brīdī, kad sāksiet darbu jaunajā sistēmā. Jāapsver, vai nav kādi atvērti dokumenti, piemēram, sistēmas palaišanas brīdī neizpildīti klientu pasūtījumi, kurus arī nepieciešams pārnest uz jauno sistēmu. Un tad ir vēsturiskie dati, par kuriem mans ieteikums būtu, ja vien ir iespējams, lai tie paliek, kur ir, – vecajā sistēmā. Tas saistīts gan ar datu apjomu, gan to kvalitāti, gan problēmām atkārtot vecās sistēmas veiktos aprēķinus jaunajā sistēmā, lai iegūtu vienādu rezultātu.

No vēsturisko datu migrācijas nevarēs izbēgt, ja šie dati nepieciešami tālākiem aprēķiniem. Tipisks piemērs ir darba algu vidējās izpeļņas aprēķins. Lai aprēķinātu vidējo izpeļņu, ir nepieciešami dati par pēdējiem sešiem mēnešiem un atsevišķos gadījumos vēl ilgāku laika periodu. Ja darbinieku skaits nav liels, iespējams, algu grāmatvedis pārejas posmā var veikt aprēķinus ārpus sistēmas, bet uzņēmumam ar lielu darbinieku skaitu noteikti jādomā par vēsturisko algu aprēķinu pārnešanu uz jauno sistēmu.

Kad un kādā secībā migrēt

Sastādot datu migrācijas kalendāro plānu, jāpadomā:

• kad dati ir nepieciešami saskaņā ar jaunās sistēmas ieviešanas plāniem,
• kad dati ir pieejami,
• kāds ir datu apjoms un cik laika būs nepieciešams to pārnešanai,
•  kāda ir datu savstarpējā saistība.

Tie dati, kuri nemainās vai mainās minimāli, jāpārnes pirmie un pēc iespējas laicīgi. Sistēmas palaišanas brīdī tāpat būs gana daudz, ko darīt.

Ja dati pēc to pārnešanas uz jauno sistēmu vēl tiek mainīti un papildināti vecajā sistēmā, jādomā, kā atsekot izmaiņas un kādā veidā tās pārnest uz jauno sistēmu.

Kārtot vai nekārtot

Dati nevar būt pārāk kārtīgi vai pārāk pilnīgi. Tāpēc jebkura apņemšanās datus sakārtot ir apsveicama. Dažreiz sistēmu atšķirīgās uzbūves dēļ datu sakārtošana vai pārkārtošana ir noteikti nepieciešama.

Kas jāņem vērā, pirms ķerties klāt:

• Daļa datu sakārtošanas darbu ir tehniski. Piemēram, nepieciešams dzēst liekos simbolus. Šos darbus nepieciešams uzticēt darbiniekiem ar atbilstošām iemaņām, visdrīzāk tie būs IT speciālisti.
• Citiem datu sakārtošanas darbiem nepieciešami biznesu pārzinoši cilvēki. Piemēram, nepieciešams papildināt datus ar informāciju, kas vecajā sistēmā netika uzturēta.
• Lielai daļai sakārtošanas darbu nepieciešama gan biznesa izpratne, gan tehniskās iemaņas. Piemēram, nepieciešams izslēgt dubultniekus no klientu vai preču saraksta. IT darbinieki var veiksmīgi atrast ierakstus, kas izskatās ļoti līdzīgi. Savukārt tikai attiecīgās jomas speciālisti var pateikt, vai tie patiešām ir dubulti dati un kuru no ierakstiem būtu pareizi atstāt.
• Kārtojot datus, nedrīkst aizmirst par datu savstarpējo saistību. Piemēram, uzņēmums ir izlēmis nepārnest uz jauno sistēmu preces, kuras vairs netirgo. Taču brīdī, kad tiek migrēti preču atlikumi, izrādās, ka neaktīvā un uz jauno sistēmu nepārnestā prece vēl kādā struktūrvienībā ir noliktavas atlikumā. Šādu situāciju risināšana rada papildu spriedzi jau tā saspringtajās pirmajās darbadienās ar jauno sistēmu.
• Jāpieņem lēmums, kur datus kārtot. To var darīt vecajā sistēmā, jaunajā sistēmā vai kaut kur pa vidu. “Kaut kur pa vidu” mūsu projektos parasti ir Excel. Kārtojot datus vecajā sistēmā, jādomā, vai tas netraucēs ikdienas darbu. Kārtojot datus Excel, dažreiz gadās datus sajaukt, tāpēc ļoti ieteicams saglabāt starprezultātus, lai būtu iespēja vajadzības gadījumā atgriezties solīti atpakaļ. Izlemjot kārtot datus jaunajā sistēmā, vislielākais risks ir tos nesakārtot nekad.

Ņemot vērā iepriekš minētos aspektus, iesaku labi apsvērt, kurus datus patiešām nepieciešams sakārtot, apdomāt, kurā vietā datu kārtošanu veikt un kuriem darbiniekiem to uzticēt. Un pats galvenais – sāciet laicīgi.

Un noslēgumā daži vispārēji ieteikumi attiecībā uz datu migrāciju:

• Izvērtē, kuri dati ir kritiski svarīgi Tavam biznesam, un pievērs tiem atbilstošu uzmanību visā projekta gaitā.
• Datu migrācija nav “programmētāju darīšana”. Bez klienta aktīvas iesaistīšanās kvalitatīvu rezultātu iegūt nav iespējams.
• Datu migrācija aizņem vairāk laika un resursu, nekā bija plānots sākumā. Vienmēr.

Ja vēlies uzzināt vairāk, piesakies bezmaksas konsultācijai šeit!