Attālināts darbs, kas saliedē komandu un īsteno biznesa mērķus – Microsoft 365 (Office) un Teams priekšrocības

Vai komanda veicina indivīda efektivitāti?

Organizāciju psihologi savos pētījumos ir vairākkārt pierādījuši, ka darbs komandā ir saistīts ar apmierinātību ar darbu, pašpārliecinātību un darbinieku labsajūtu uzņēmumā, kurā viņš strādā. Kas būtiski – strādāšana komandā ir īpaši nozīmīga radošu uzdevumu veikšanā. 

Ko darīt, ja strādājam no mājām?

Zinot komandas spēka nozīmīgumu indivīda efektivitātes veicināšanā, kā panākt, lai šis komandas gars nezūd un uzņēmuma darbinieki sajūtas kā daļa no spēcīgas kopienas ik dienu? Attālināto attiecību uzturēšana bieži vien ir liels izaicinājums – īpaši, ja darbs tiek veikts komandā, jo nereti parādās uzskats, ka, tikai strādājot birojā, darbinieki spēj nodrošināt to darba produktivitāti un radīt tās idejas, kas nepieciešamas strauji augošam uzņēmumam. Par laimi, mēs dzīvojam 21. gadsimtā, un attālināti darbs un komunikācija tajā nespēj radīt galvassāpes, ja vien ikdienā esi ar informāciju tehnoloģijām uz Tu un saziņā izmanto kādu komunikācijas platformu vai saziņas rīkus, ko piedāvā arī Microsoft.

Kā atrast veidu, kā būt vienotiem un radīt idejas kopā?

Microsoft 365 piedāvā dažādus komunikācijas rīkus, ko izmanto organizācijas Latvijā un kas ir lietderīgi tieši šī mērķa strādāt kopā sasniegšanā. Kā efektīvākās var minēt Teams, kas tiek izmantots interaktīvam komandas darbam un Planner, kas ir rīks dažādu uzdevumu deleģēšanai un kontrolei.

Kas ir Teams?

Tā ir daudzfunkcionāla platforma no Microsoft 365 saimes un radīta efektīva attālinātā un komandas darba organizēšanai, ko pasaulē interaktīvam kopdarbam ik dienu izmanto 250 miljonu lietotāju 500 000 uzņēmumos 181 valstī.

Kādas iespējas Teams piedāvā?

• klasiski audio zvani
• video zvani ar iespēju izslēgt vai ieslēgt kameru vai skaņu, kā arī izvēlēties fona retušēšanas iespēju, kas ļauj darbiniekam prezentēt gan pārstāvēto uzņēmumu, izvietojot fona attēlā logo, gan izvēloties fonu, kas viņam liekas visatbilstošākais, ļaujot ērti strādāt no jebkuras vietas
• čats jeb tērzēšana ar visu sarunas vēstures pieejamību, sarunu var papildināt dažādas emocijzīmes vai GIF attēli
• balss ziņu ierunāšanas iespēja
• kontaktu listē iespējams atrast visus uzņēmuma darbiniekus – kā kontaktu meklēšanas rīks ar iespēju uzzināt kontaktpersonas pieejamību
• kalendārs, kas sinhronizējas ar Outlook
• privātu, atvērtu vai organizācijas grupu izveides iespējas
• 1:1 un interaktīvas grupu sapulces
• dažādi tiešsaistes pasākumu un vebināru organizēšanas iespēja
• ļoti ērtas iespēja koplietot savu datora ekrānu, nodot sava datora pārvaldības iespēju kolēģim
• sarunu ierakstu veikšana
• dažādu dokumentu un failu koplietošana un pārvaldīšana no jebkuras vietas, kur vien ir pieejams interneta pieslēgums. Šī dokumentu koriģēšana pieejama vairākiem kolēģiem vienlaicīgi, katram redzot, kurš ko ir veicis
• plaša izvēle ar dažādām lietojumprogrammām, kas uzlabo komunikāciju, piemēram lietotnes Whiteboard jeb baltās tāfeles priekšrocība grupas ietvaros veidot kopīgu skici kādam projektam, iesaistot ikvienu grupas biedru ideju ģenerēšanā
• kopīgas prezentācijas, kuru laikā katrs dalībnieks var brīvi dalīties savās pārdomās, pārņemot prezentācijas vadību savās rokās, kopumā panākot sajūtu, ka visi kolēģi ir klātesoši.

Ja jāsalīdzina Teams iespējas, tad ļoti triviāli to varētu raksturot šādi: Tās ir Skype for Business iespējas, pieskaitot tām klāt neskaitāmas komunikācijas priekšrocības tieši biznesa videi, kas darbu padara produktīvu, nekādi netraucējot tam, ka tas tomēr ir attālināts.

Strādājot Teams vidē ir iespējams izmantot dažādas programmas un lietotnes gan no Microsoft saimes, kā, piemēram, Outlook un SharePoint (vietne iespējai dalīties ar dokumentiem), gan arī YouTube vai Zoom – viss veidots tā, lai attālinātai komunikācijai nebūtu šķēršļu un komunikāciju neapgrūtinātu fakts, ka, piemēram, klients vai sadarbības partneris dod priekšroku darbam citā komunikācijas platformā. Sazinoties šajā platformā, grupā var pievienot gan savus kolēģus, kur strādā uzņēmumā, gan cilvēkus no citām organizācijā, un to var paveikt, neiesaistot IT nodaļu un nepatērējot viņu laiku. Kas būtiski, nav arī nekādu ierobežojumu visu iespēju izmantošanai no datora, mobilās ierīces, planšetes – komandas biedriem, kolēģi, vadība un klienti ir pieejami jebkurā laikā, tāpat kā faili, kas kopīgoti platformas ietvaros. Būtiski pieminēt, ka šādā brīvā iespējā komunicēt šie kopīgotie dati atrodas drošībā – tie tiek šifrēti un pieejami tikai tām personām, ar kurām darbinieks ir dalījies.

Galvenie ieguvumi komunikācijai Teams vidē:

• Efektīvs attālināts darbs
• Kvalitatīva informācijas apmaiņa
• Samazinās e-pastu apjoms
• Augsta mobilitāte
• Plašas lietojumprogrammu priekšrocības produktīvākam darbam
• Viena integrēta platforma, kas atbilst mūsdienu IT drošības prasībām

Daži piemēri, kā Teams redzams praksē ikdienas darbā:

1. Viens no komandas biedriem nav ieradies uz sapulci, kuras laikā tiek pārrunātas viņam būtiskas lietas. Pārējie komandas biedri rīko šo sapulci un to ieraksta, bet ieraksta failu vēlāk nosūta kolēģim. Kad viņš atgriežas darbā, noskatās sapulces ierakstu, redzot ekrānā visus komandas biedru aplūkotos failus, tabulas, piezīmes, un deleģētos uzdevumus. Pēc ieraksta noskatīšanās darbinieks ir informēts par notiekošo un uzzinājis savus uzdevumus, tādēļ nav nepieciešams tērēt ne savu, ne kāda kolēģa laiku, lai lūgtu pārstāstīt notikumus vai iepazīstinātu ar turpmākajiem soļiem kāda konkrēta projekta ietvaros, pie kā komanda aktīvi strādājusi kolēģa prombūtnes laikā.
2. Komandā ir pieņemts jauns kolēģis, kuram ir jāapmāca kādas programmas lietošana. Lai netērētu laiku, tiekoties un apmācot jauno darbinieku, kolēģi satiekas attālināti un zinošākais kolēģis koplieto sava datora ekrānu un praktiskā veidā rāda un stāsta visu, kas notiek šajā programmā, abiem tur atrodoties vienlaicīgi. Šādas apmācības norit veiksmīgāk, jo programmas eksperts un apmācāmais atrodas katrs savā komforta zonā, esot pie sava datora un vidē, kura katram ir visērtākā, tādēļ ir pamats uzskatīt, ka, pateicoties šim labvēlīgajam emocionālajam fonam, programmas apgūšana un vēlāk arī tās lietošana ikdienas darbā jaunajam kolēģim noritēs sekmīgāk.
3. Kolēģim nav skaidrs, kā lietot Outlook iespējas, tādēļ viņš uzaicina kādu ekspertu no savas komandas un lūdz, lai viņš viņam pamāca, tiekoties attālināti. Kolēģis, kuram ir jautājumi, koplieto ekrānu un rāda, kā viņš to dara līdz šim, un kur ir problēma, savukārt kolēģis, kurš ir eksperts Outlook iespējās, lūdz nodot kolēģim sava datora pārvaldīšanas tiesības viņam, kā arī paralēli tam atzīmē sarunas ierakstīšanas funkciju, un virtuāli ar peli izklikšķina nepieciešamajās vietās vai atzīmē pogas, kas atbild par konkrēto darbību veikšanas, virtuāli pārvaldot sava kolēģa datora vidi. Kolēģim, kurš nupat nav zinājis par kādu Outlook iespēju, nu ir tapis skaidrs, kā izmantot Outlook, sajūtu līmenī panākot efektu, it kā viņš pats to ir darījis, jo darbības norisinājās tieši pretī viņam uz viņa datora ekrāna. Šāds vizuāls efekts veicina efektīvāku procesa iegaumēšanu.
4. Komanda veido diezgan sarežģītu sadarbības līgumu pirmo reizi un visiem ir jāiesaistās, papildinot ar savām idejām, lai panāktu pēc iespējas lielāku ieguvumu no sadarbības projekta. To ir iespējams viegli veikt, ja fails grupas ietvaros tiek koplietots un acumirklī pieejams katra grupas locekļa Teams mapē, kas arī glabājas OneDrive mākonī, tādēļ failam iespējams piekļūt, apskatīt un rediģēt to arī katra komandas locekļa lokālajā failu vietnē, bet veiktos labojumus pārējie kolēģi var ērti apskatīt, rediģēt un komentēt citu laboto.
5. Personāla vadības komanda prezentē visiem darbiniekiem jaunu motivācijas sistēmu, nosūtot uzaicinājumu Outlook e-pastā uz Teams sanāksmi, kuras laikā personāla vadības vadītājs koplieto savu ekrānu un tajā redzama prezentācija, kas tūdaļ kļūst redzama visiem ielūgtajiem sapulces viesiem. Prezentācijas laikā prezentāciju pārņem kāds no mārketinga komandas, kā arī dalībnieki ir aicināti izmantot iespēju uzdot jautājumus sapulces laikā, ko var izdarīt, nospiežot paceltās rokas ikonu. Prezentācija tiek ierakstīta un pēc sapulces visiem dalībniekiem nosūtīta, lai pēc katra vajadzības tā tiktu noskatīta atkārtoti.

Kas ir Planner?

Ikvienā uzņēmumā kopējos panākumus veido komandas darbs, tomēr ikviens darbinieks savus pienākumus veic individuāli un nereti arī pēc iepriekš definētiem principiem un sasniedzamajiem rādītājiem. Tas pieprasa nepieciešamību pēc darbu plānotājs vai projekta vadītājs, kurš sadala un kontrolē uzdevumu izpildi. Ir kāds veids, kā projekta vadību var veidot digitālā ceļā, nepatērējot lielu laika un darba resursu.

Kādas iespējas Planner piedāvā?

• uzņēmuma struktūrvienību, nodaļu vai projekta darbu organizēšana un izpildes kontrolēšana
• integrācija ar iepriekš minētajām Teams iespējām
• uzdevumu bloku izveide atbilstoši darbu veidiem, piemēram: plānotie darbi, rindā gaidošie, izpildītie u.c.
• individuāls noformējums labākai pārredzamībai un informācijas iegūšanai par to, kas no uzdevumiem ir pabeigts, kas ir procesā vai nav sākts
• uzdevumu sagrupēšana efektīvākai kontrolei pēc dažādiem lielumiem, piemēram: uzdevumu skaits, progress, izpildes termiņš
• statistika, kas līknēs vai grafikos parāda, kā norit uzdevumu izpilde, kurš konkrētā uzdevuma ietvaros ir klupšanas akmens, pie kura cilvēka uzdevums iesprūst u.c.
• mobilitāte – visi komandas biedri un vadītājs vienmēr ir lietas kursā par notiekošo no vietdālruņa, planšetes un datora

Laikā, kad hibrīddarbs ir organziāciju ikdiena, svarīgi ir apzināties veidu, kā komunicēt, lai attālināts darbs nebūtu šķērslis biznesa mērķu sasniegšanā. Komunikācija ir pamats jebkuram biznesa procesam, bet komunikācija, kurā ir plašas iespējas panākt sajūtu, ka kolēģi tepat vien ir, kaut strādā attālināti, padara izvirzīto biznesa mērķu sasniegšanu daudz reālāku.