Atbildes uz auditoru TOP jautājumiem par krājumiem

Noliktava un krājumi ir viena no sadaļām, kas tiek rūpīgi uzraudzīta, skaitīta un vērtēta, ar mērķi pārliecināties par krājumu esamību reālajā vidē, uzskaites vērtību un iespējām šos krājumus realizēt.

Šajā rakstā ir minēti biežāk uzdotie auditoru jautājumi par krājumiem, uz kuriem piedāvāju gūt atbildes Dynamics 365 Business Central biznesa resursu pārvaldības sistēmas kontekstā.

Kur iespējams apskatīties krājumu atlikumus?

No vienas puses – kas var būt vienkāršāks par preču skaitu un preču vērtību naudas izteiksmē? Bet tiklīdz tiek prasīta skaita un vērtības detalizācija, rodas sarežģījumi ar atbildes pamatošanu.

Dynamics 365 Business Central krājumu atlikumus ir iespējams apskatīt, izmantojot analīzes skatījumu – “Krājumu analīze pa dimensijām” (Invt. Analysis by Dimensions). Konkrētā atskaite piedāvā aplūkot krājumu daudzumu pa novietojumiem, kā arī kopējo katras preces vērtību visos novietojumos.

Lai izveidotu šādu analīzes skatījumu:

• izvēlamies preces – rādīt kā rindas (Show as Lines),
• norādām novietojumu – rādīt kā kolonnas (Show as Columns),
• norādām daudzumu – rādīt vērtību kā (Show Value As),
• datuma filtrs – jānorāda no atlikumu sākuma līdz šodienai.

Rezultātā mēs varam apskatīt visu preču atlikumus pa novietojumiem un kopējo katras preces vērtību. Viens no lielākajiem ieguvumiem ir iespēja ne tikai redzēt kopējās vērtības, bet arī uzreiz apskatīt detalizāciju (preču grāmatas ierakstus).

Šis analīzes skatījums ir universāls, jo:

lauks “Rādīt vērtību kā” (Show Value As) ļauj daudzuma vietā atspoguļot katras preces krājumu vērtību pa konkrētiem novietojumiem, kopējo katras preces daudzumu un kopējo katras preces vērtību;

lauks “Rādīt kā kolonnas” (Show as Columns) ļauj “novietojumus” nomainīt pret periodiem (dienas, mēneši, gadi) un redzēt preces daudzumus/vērtības pa periodiem.

Krājumu analīzes skatījuma pārbaudei ir iespējams salīdzināt krājumu analīzes skata daudzumu ar noliktavas daudzumu preču kartiņā.

Analīzes skatījums ļauj arī aplūkot preču pārdošanu pa reģioniem.

Svarīgi atcerēties:

• analīzes skatījuma kartē ir jābūt aktivizētam laukam “Atjaunināt grāmatošanas laikā” (Update on Posting), lai sistēma spētu atrādīt aktuālos datus;
• analīzes pārskata izskats un lietderīgums ir atkarīgs no filtra vērtībām, ko esam paši ievietojuši.

Ieguvumi no analīzes skata izmantošanas:

• informācija tiek regulāri atjaunota tiklīdz darbība ir iegrāmatota,
• matricas forma ļauj apskatīt krājumus gan no vērtības, gan no daudzuma skatu punkta novietojumos, periodos un citās dimensijās.

Kur iespējams apskatīties krājumu vecumstruktūru?

Liela preču kataloga vai vairāku novietojumu gadījumā mēdz gadīties, ka preces ilgstoši atrodas noliktavās, kā rezultātā tās var pakāpeniski zaudēt savu vērtību, morāli novecot vai precēm var beigties derīguma termiņš.

Dynamics 365 Business Central risina jautājumu par mazkustīgo un nelikvīdo preču atsekošanu ar šādām krājumu atskaitēm:

• preču vecumstruktūra pa daudzumiem (Item Age Composition–Qty.) – ļauj redzēt katras preces daudzumus noliktavā pa trim vienādiem periodiem (mēnešiem, ceturkšņiem, gadiem) attiecībā pirms konkrētā datuma, kā arī daudzumu pirms un pēc šiem periodiem;
• preču vecumstruktūra pa vērtībām (Item Age Composition– Value) – ļauj redzēt katras preces vērtības noliktavā pa trim vienādiem periodiem (mēnešiem, ceturkšņiem, gadiem) attiecībā pirms konkrētā datuma, kā arī daudzumu pirms un pēc šiem periodiem;
• preces derīguma termiņš– daudzums (Item Expiration–Quantity)– atrāda katras preces daudzumus noliktavā, kuriem beidzas derīguma termiņš, pa trim vienādiem periodiem (mēnešiem, ceturkšņiem, gadiem) attiecībā pirms konkrētā datuma, kā arī daudzumu pirms un pēc šiem periodiem.

Ieguvumi no mazkustīgo un nelikvīdo preču atsekošanas atskaitēm tiek iegūti daudzumi, kuriem var izvērtēt realizācijas iespējas, uzkrājumu veidošanu vai norakstīšanu.

Kā veikt konkrētas preces izsekošanu dažādos dokumentos?

Bieža prasība ir pamatot konkrēto preču daudzuma kustību un to sasaisti ar pareizām preču vērtībām.

Attiecībā uz konkrētās preces izsekošanu jums sniegs funkcija “Navigācija”, kas pieejama preču grāmatas ierakstiem un parādīs saistītos iegrāmatotos dokumentus, virsgrāmatas ierakstus.

Gadījumos, kad uzņēmumi izmanto partijas vai sērijas numurus preču uzskaitē, tad ir iespējams izmantot funkciju “Preces izsekošana”, kas parādīs sarakstu ar darbībām, kurās tika izmantota konkrētā prece ar konkrēto partiju vai sēriju:

• iepirkums,
• pārvietošana,
• ražošana,
• komplektācija,
• pārdošana,
• daudzuma izmaiņas (pozitīvā korekcija/negatīvā korekcija).

“Preces izsekošanu” ir iespējams veikt divos virzienos:

• no patēriņa uz izcelsmi, lai uzzinātu visu “ceļu”, kā prece ar konkrēto partiju vai sēriju parādījās noliktavā,
• no izcelsmes uz patēriņu, lai uzzinātu visu “ceļu”, kur prece ar konkrēto partiju vai sēriju tika izmantota.

Ieguvumi no krājumu izsekošanas – iespēja iegūt pārskatu ar visām darbībām un saistītiem iegrāmatotajiem dokumentiem konkrētai precei ar daudzuma un vērtības pamatojumu.

Kā uzzināt krājumu vērtību?

Viens no sarežģītakajiem brīžiem ir tad, kad ir nepieciešams pamatot konkrētās preces vērtību. Šajos gadījumos var izmantot Dynamics 365 Business Central palīdzību:

• iepriekš minēto analīzes skatu “Krājumu analīze pa dimensijām” un iegūt vajadzīgo detalizāciju (skatīt augstāk sadaļu par krājumu atlikumiem),
• atskaiti “Krājumu novērtējums” (Inventory Valuation), kas atrāda preču daudzuma un vērtības izmaiņas konkrētajā periodā pa noliktavas kontējuma grupām, kā arī ļauj salīdzināt preces daudzumu un vērtību uz perioda sākumu un beigām,
• no preces kartiņas lauka vienības pašizmaksa atvērt “Vidējo pašizmaksu aprēķina pārskatu” (Average Cost Calc.Overview), kas atrāda vidējās vienības izmaksas katrā no periodiem.
  

  Noslēgumā

  Dynamics 365 Business Central piedāvā pietiekami plašas iespējas attiecībā uz krājumiem un to pārvaldību. Ja vēlies uzzināt vairāk par krājumu uzskaiti Dynamics 365 Business Central, aicinu Tevi pieteikties konsultācijai jau tagad!